Presupuesto de migración y optimización · Sembi
Hemos auditado vuestra cuenta de HubSpot entera. Este documento explica cómo funciona hoy vuestro sistema, qué hemos encontrado roto o duplicado y qué hay que traspasar, qué hay que optimizar y qué hay que crear de cero. Escrito para que se entienda sin saber nada de tecnología.
01 · El punto de partida
Resumido en una frase: una cinta transportadora que empieza en un único formulario y se bifurca en cuatro caminos según una sola pregunta. Todo lo demás cuelga de ahí.
Respuesta 1
Solo, por emailCurso Chemins de la Foi: 10 lecciones por correo. En la lección 7 puede pedir el bautismo.
Respuesta 2
Por videoconferenciaClases bíblicas por Zoom, con confirmación y recordatorios.
Respuesta 3
PresencialSe avisa al tutor de su zona y arranca el acompañamiento por email.
Respuesta 4
No, graciasRecibe su Biblia y el recorrido termina ahí.
La pieza más importante de todo el sistema es el paso 5 de ese formulario. Es una sola casilla y es la que reparte a las personas por todos los circuitos. Si se guarda mal, nadie entra en el curso y nadie se entera durante semanas. Por eso es lo primero que probamos con personas reales antes de apagar nada.
02 · El sistema por dentro
Lo hemos abierto todo, uno por uno. Esto es lo que vuestro sistema hace ahora mismo — y explica por qué proponemos cambiar algunas cosas en vez de copiarlas.
El circuito principal. Todo lo demás nace aquí.
Alguien rellena el formulario de 6 pasos en monesperance.fr/la-bible-gratuite. Al enviar arrancan dos procesos a la vez; este es el del envío:
El filtro que decide si una petición es atendible.
El segundo proceso que arranca al enviar el formulario. No manda ningún email: solo mira los datos y marca la ficha.
Chemins de la Foi (10 lecciones) y Fils de Lumière (9).
Aquí es donde el sistema se vuelve pesado: cada lección es una automatización independiente. No hay un curso, hay diecinueve máquinas separadas encadenadas, y todas hacen lo mismo: la persona entra en una lista → espera 4 minutos → recibe su lección → se anota por dónde va → pasa a la siguiente lista, que dispara otra automatización distinta. Total: 19 automatizaciones + 19 listas. Al llegar a la lección 7 se le propone pedir el bautismo y salta un aviso interno.
Presencial y videoconferencia: dos automatizaciones gemelas.
Quien elige «presencial» o «videoconferencia» entra en contacto con una persona: aviso interno al responsable (y al tutor de la zona), serie de emails de acompañamiento y actualización de la ficha. Hay dos automatizaciones que son copias la una de la otra: solo cambian a quién avisan y qué emails mandan.
El circuito que no empieza en un formulario.
No lo dispara ningún formulario: se dispara cuando alguien de vuestro equipo escribe la petición en la ficha del contacto. ¿Por qué? Porque las peticiones entran por WhatsApp — vuestra página «Parler» lleva directamente al chat. El sistema abre una ficha en el embudo de 5 etapas, la asigna al responsable, espera 30 minutos y envía la confirmación.
Tres automatizaciones que hacen exactamente lo mismo.
Tres ebooks —Restauré (793), L'Avenir Révélé (239) y 7 jours (39)— cada uno con su formulario y su automatización. Las tres son idénticas y las tres envían literalmente el mismo email: quien descarga «7 jours» recibe el mismo correo que quien descarga «Restauré».
Una automatización entera para generar un recordatorio.
Cuando alguien envía una pregunta suelta, el sistema crea una tarea para una persona concreta. No manda emails, no marca nada, no arranca ningún recorrido. Y esas tareas se acumulan en la lista de un solo usuario: nadie más del equipo sabe cuántas hay pendientes.
Montadas, con gente dentro… y apagadas.
Hay 71 personas inscritas y un circuito completo montado para atenderlas: confirmación, recordatorio a 2 días, a 1 día e invitación semanal. Todos están desactivados. No es un problema: el trabajo ya está hecho, solo hay que encenderlo.
03 · Inventario auditado
Cifras contadas dentro de vuestro HubSpot, no estimaciones. En la última columna, qué proponemos hacer con cada pieza — porque migrar bien no significa copiarlo todo.
| Pieza | Cantidad | Qué es, en cristiano | Qué hacemos |
|---|---|---|---|
| Contactos | 10.693 | Todas las personas que os han dejado sus datos alguna vez. | Se traspasan todos Con su historial y su punto exacto en cada circuito. |
| Campos de ficha | 445 | Cada casilla que guardáis de una persona: departamento, edad, si ya recibió la Biblia, por qué lección va… | ≈150 útiles El resto son campos internos de HubSpot que no significan nada fuera. |
| Automatizaciones | 66 | Las secuencias que hacen cosas solas: enviar, esperar, avisar. | Se optimizan → 12 29 ya están marcadas como «no utilizadas» por el propio HubSpot. |
| Formularios | 58 | Los cuestionarios de vuestra web. Unos 32 de Typeform y 26 de HubSpot. | 10 vivos · se crean de cero Los demás ya no están en ninguna página. |
| Listas y segmentos | ≈100 | Agrupaciones: «los que pidieron una Biblia», «los del curso CDF»… | Pasan a etiquetas Mismo resultado, más visible en la ficha. |
| Emails de marketing | 186 | Todas las plantillas creadas desde 2024. | ≈34 se traspasan Solo las vigentes: hay dos generaciones del curso CDF y solo una se usa. |
| Peticiones de oración | 275 | Cada petición, como ficha con 5 estados de seguimiento. | Se traspasan todas Con su embudo y sus mismas 5 etapas. |
| Integraciones | 10 | Superchat, Typeform, Meta Ads, Zoom, Eventbrite, Messenger y otras. | 1 hay que crearla Superchat es la única que hay que reconstruir desde cero. |
| Objetos a medida, chat web y páginas en HubSpot | 0 | Estructuras hechas a medida, ventanas de chat y landing pages alojadas en HubSpot. | Nada que migrar Buena noticia: vuestra web es WordPress y no se toca el diseño. |
El único cambio de vocabulario que vuestro equipo va a notar. Lo cubrimos en la formación.
| En HubSpot | Ahora | Qué cambia para vosotros |
|---|---|---|
| Lista | Etiqueta | En vez de meter a alguien en una lista, se le pone una etiqueta. Se filtra igual y además se ve en su ficha. |
| Ticket (petición de oración) | Oportunidad | Cambia la palabra, no la ficha: mismo embudo, mismas 5 etapas, mismo responsable. |
| Propiedad | Campo personalizado | Nada. Mismo concepto, otro nombre. |
| Workflow | Automatización | Nada. Los mismos bloques: esperar, enviar, comprobar, avisar. |
04 · Lo que hemos encontrado
Auditar el sistema entero tiene un efecto secundario: se ve lo que funciona y lo que no. Estos tres hallazgos no os los cobramos — pero explican buena parte de lo que proponemos.
De vuestras 66 automatizaciones, solo 5 recibieron un contacto la semana pasada. No hay que migrar 66 cosas: hay que migrar las vivas y jubilar el resto con orden.
Reduce el alcance y el coste
El filtro que comprueba país y teléfono solo escucha al formulario antiguo. El de hoy —el de las 5.000 peticiones— no está en su lista. A quien entra ahora no se le comprueba nada.
Se arregla al migrar, sin coste extra
El formulario de oración tiene 14 envíos, pero hay 275 fichas registradas. La diferencia entra por WhatsApp y se anota a mano: ese circuito depende por completo de una herramienta externa.
Hay que reconstruir esa conexión
05 · Migración + optimización
Se puede migrar de dos maneras. Copiar las 66 automatizaciones tal cual — y entonces habréis pagado una mudanza para seguir teniendo los mismos problemas. O aprovechar que hay que tocarlo todo para dejarlo bien montado. Es lo que proponemos, y no cuesta más: cuesta menos, porque hay menos piezas que construir ahora y muchísimas menos que mantener después.
Hoy en HubSpot
66 automatizaciones
37 activas y 29 no utilizadas. Las que realmente importan son 32, y muchas son la misma cosa repetida decenas de veces.
Después
12 automatizaciones
Las mismas funciones, agrupadas. Menos piezas significa menos cosas que se pueden romper y mucho más fácil de entender para cualquiera de vuestro equipo.
Por qué hoy hay 19
No es un error de quien lo montó: es la única forma razonable de hacerlo en HubSpot. Allí, un curso por lecciones se construye poniendo a la persona en una lista, y esa lista dispara una automatización que le manda su lección. Para pasarla a la siguiente hay que meterla en otra lista, que dispara otra automatización.
Resultado: 19 lecciones = 19 automatizaciones + 19 listas, encadenadas, cada una con su propia forma de fallar.
Cómo queda después
Una sola secuencia por curso. La persona entra una vez y la secuencia la lleva de la lección 1 a la 10 con las esperas que vosotros decidáis, sin listas intermedias.
Cambiar el ritmo del curso pasa de tocar 19 sitios a cambiar un número. Saber dónde está alguien, de buscar en 19 listas a mirar una pantalla. Añadir una lección 11, de crear dos piezas nuevas a añadir un paso.
| Circuito | Cambio | Por qué se puede — y qué ganáis |
|---|---|---|
| Ebooks | 3 → 1 | Las tres son copias y envían el mismo email. Una sola con tres ramas hace lo mismo — y permite que cada ebook tenga su propio correo, que es lo que debería haber sido desde el principio. Añadir un cuarto será cuestión de minutos. |
| Estudios con tutor | 2 → 1 | Son gemelas: cada cambio hay que hacerlo dos veces y cuando alguien se olvida de una, las dos modalidades empiezan a comportarse distinto. Además, al rehacerlo el aviso pasa a repartirse por zona usando el departamento que la persona ya rellena y que hoy no se aprovecha. |
| Preguntas directas | 1 → 0 | Una automatización entera para generar un recordatorio que solo ve una persona. Pasa al panel: con su estado, su responsable y su histórico, a la vista de todo el equipo. |
| # | Automatización | Qué hace |
|---|---|---|
| 1 | Cualificación de contactos | Comprueba país, teléfono y consentimiento. Conectada a todos los formularios — incluido el principal, que hoy está fuera. |
| 2 | Envío de la Biblia | Comprueba si ya se envió → acuse de recibo → espera 18 días → marca «enviada» → confirmación. |
| 3 | Reparto según la respuesta | Lee el paso 5 y envía a la persona al circuito que corresponda. |
| 4 | Curso «Chemins de la Foi» | Secuencia única de 10 lecciones con esperas y recordatorios. Sustituye 10 |
| 5 | Curso «Fils de Lumière» | Secuencia única de 9 lecciones. Sustituye 9 |
| 6 | Petición de bautismo | En la lección 7: etiqueta, aviso al responsable y ficha abierta para el seguimiento personal. |
| 7 | Estudios con tutor | Bifurca presencial / videoconferencia y avisa al tutor de la zona. Sustituye 2 |
| 8 | Peticiones de oración | Abre la ficha en el embudo de 5 etapas, la asigna y confirma a los 30 minutos. |
| 9 | Ebooks | Tres ramas: envía el ebook correcto y etiqueta el interés. Sustituye 3 |
| 10 | Clases por videoconferencia | Confirmación y recordatorios. Se entrega montada y lista para encender. |
| 11 | Newsletter y contacto general | Alta con etiqueta de origen y consentimiento registrado. |
| 12 | Sincronización con WhatsApp | Cada contacto se crea o actualiza en Superchat, sin duplicados. Condicionado |
06 · Lo que hay que crear de cero
Es la parte más laboriosa del proyecto y la más fácil de subestimar: los formularios no se pueden migrar. Hay que rehacerlos uno a uno, desde cero, y volver a colocarlos en vuestra web.
Vuestros formularios no viven en vuestra web: viven en HubSpot, y en cada página hay un trocito de código que los va a buscar. El día que se apague HubSpot, el formulario desaparece de la página.
No hay forma automática de trasladar un formulario. Hay que reconstruir cada uno campo por campo: cada pregunta, cada desplegable, cada paso y cada regla de «si responde esto, muéstrale aquello».
Una vez construido hay que entrar en cada página de WordPress, quitar el código antiguo y poner el nuevo sin romper el diseño. Por eso necesitamos acceso a monesperance.fr.
| Página de vuestra web | Formulario | Envíos | Trabajo |
|---|---|---|---|
/la-bible-gratuite | Demande de bible — 6 pasos, 101 departamentos, 38 países, doble consentimiento RGPD y un paso que solo aparece según lo respondido. | 5.000 | Alto |
/explorer-la-bible | Demande Études bibliques | 252 | Medio |
/explorer-la-bible-…-chemins-de-la-foi | Inscripción curso CDF | 24 | Estándar |
/explorer-la-bible-…-fondement-esperance | Inscripción curso FDL | 2 | Estándar |
/explorer-la-bible-…-visioconference | Clase bíblica por Zoom | 17 | Estándar |
/restaure-la-resilience-de-la-foi | Ebook «Restauré» | 897 | Estándar |
/propheties-bibliques-avenir-revele | Ebook «L'Avenir Révélé» | 239 | Estándar |
/le-triomphe-de-lespoir-3 | Ebook «7 jours» | 49 | Estándar |
/ y /accueil | Newsletter | — | Simple |
/contact-monesperance | Contacto general | — | Simple |
De los 58 formularios de la cuenta solo estos diez están vivos e incrustados en alguna página; los demás son versiones antiguas — sus contactos se conservan, pero los formularios no se rehacen, y eso es parte del ahorro. Unos 32 son de Typeform: al rehacerlos dentro de la nueva plataforma dejáis de depender de una herramienta más y de su cuota.
07 · Alcance y presupuesto
Este proyecto no es solo una mudanza. Hay piezas que se traspasan tal cual, piezas que se optimizan porque están mal montadas, piezas que hay que crear de cero porque no se pueden mover, y una plataforma que ya existe y se adapta a vuestro caso. Cada bloque del presupuesto va marcado con lo que le toca.
Existe, funciona y se mueve tal cual al otro lado: contactos, campos de ficha, peticiones de oración, etiquetas y plantillas de email. Aquí el trabajo es que no se pierda ni se duplique nada.
Bloques A · B · E · HExiste, pero repetido y frágil. Se rehace agrupado y mejor conectado: de 32 automatizaciones a 12, con la avería del filtro de cualificación resuelta y los avisos repartidos por responsable.
Bloque DNo se puede mover, así que se construye desde cero: los 10 formularios y su colocación en la web, y la conexión con WhatsApp, para la que no existe ningún conector.
Bloques C · FCualio ya existe — es nuestra plataforma, no hay que construirla. El trabajo es configurarla a vuestro caso: vuestros embudos, vuestros tutores, vuestras zonas y los permisos de cada persona.
Bloque G| Bloque | Tipo | Qué se entrega | Tiempo | Importe |
|---|---|---|---|---|
| A · Estructura de datos | Traspaso | Alta de la cuenta, exportación de HubSpot y ≈150 campos de ficha, embudo de oración, usuarios y ≈100 etiquetas. | 5 h | X € |
| B · Migración de datos | Traspaso | 10.693 contactos, 275 peticiones y el estado de cada persona en su circuito. | 5 h | X € |
| C · Formularios y web | Creación | 10 formularios construidos de cero e incrustados en las 10 páginas de WordPress. | 15 h | X € |
| D · Automatizaciones | Optimización | Las 12 automatizaciones montadas desde las 32 actuales, probadas y documentadas. | 28 h | X € |
| E · Emails | Traspaso | ≈34 plantillas de correo migradas con su diseño, sus enlaces y su pie legal revisados. | 12 h | X € |
| F · WhatsApp / Superchat | Creación | Conexión a medida con deduplicación y reintentos. Condicionado a la API | 5 h | X € |
| G · Cualio | Adaptación | Configuración del panel con vuestros embudos, vuestros tutores y vuestros dashboards. | 12 h | X € |
| H · Verificación y corte | Traspaso | Pruebas con personas reales, formación grabada, manual escrito y corte de HubSpot. | 2 h | X € |
| Total del proyecto | Todo lo anterior, entregado funcionando. | 84 h | X € |
Bloque A Se traspasa
El punto de partida. Se da de alta la cuenta, se hace la exportación completa de HubSpot y se construyen los cajones donde va la información de cada persona. De las 445 propiedades, unas 150 son vuestras y significan algo; el resto son campos internos que no viajan. Se recrean uno a uno con su tipo y sus opciones.
| Grupo | Aprox. | Qué guarda |
|---|---|---|
| Identidad y datos postales | 14 | Nombre, email, teléfono, dirección, departamento (101 opciones), país (38), edad. |
| Circuito de la Biblia | 9 | Si ya se envió, fecha, si es para sí misma o para regalar, motivo de la petición. |
| Cualificación | 8 | Si está cualificada y, si no, por qué: país, teléfono o consentimiento. |
| Cursos CDF y FDL | 45 | Lección en curso y marca de cada una de las 19 lecciones, con fechas. |
| Estudios con tutor | 12 | Modalidad, tutor asignado, zona y estado del acompañamiento. |
| Oración, RGPD y campañas | 22 | Petición y responsable, los dos consentimientos con fecha, ebooks y campañas. |
| Origen y operativos | 40 | Por qué formulario y desde qué campaña entró, más los campos internos de vuestro equipo. |
| Total estimado | ≈150 | Cifra a confirmar al arrancar el proyecto. |
Bloque B Se traspasa
Con los cajones construidos se traslada el contenido. Ninguna persona se queda atrás y nadie se duplica. Cada contacto llega con el punto exacto del recorrido en el que estaba: quien iba por la lección 4 sigue por la lección 4, y las 87 personas que esperan su Biblia siguen esperándola con su contador intacto.
Bloque C Se crea de nuevo
El bloque más laborioso. Cada formulario se construye desde cero —campo por campo, paso por paso, con sus validaciones y su lógica condicional— y después se coloca en su página de WordPress, retirando el código antiguo de HubSpot sin tocar el diseño.
Bloque D Se optimiza
Aquí se monta la maquinaria. Igual que con los formularios, no existe forma automática de trasladarlas — se rehacen paso a paso. La contrapartida es que salen mejor de como estaban: agrupadas, conectadas a los formularios correctos y con los avisos repartidos.
Bloque E Se traspasa
De vuestras 186 plantillas solo se traslada lo que está en uso: hay dos generaciones del curso CDF y solo una está vigente, y muchos correos son de campañas ya cerradas. Cada plantilla se migra con su diseño, revisando enlaces y pie legal.
Bloque F Se crea de nuevo
Vuestras peticiones de oración entran por WhatsApp, no por un formulario. Ese circuito depende por completo de Superchat, y no existe una conexión estándar: hay que programarla.
Bloque G Se adapta
Donde vuestro equipo trabaja el día a día. Cualio ya está construido: aquí no se programa nada nuevo, se adapta a vuestro caso. Presenta la información en el idioma de vuestro ministerio, no en el de una herramienta de ventas: peticiones de Biblia, alumnos por lección, peticiones de oración, tutores por zona.
Bloque H Se traspasa
El bloque que decide si la migración ha salido bien. Nada se apaga en HubSpot hasta que el sistema nuevo ha funcionado con personas reales, y muy en concreto los cuatro caminos que salen del paso 5 del formulario.
08 · La inversión
El proyecto completo son 84 horas de trabajo repartidas en los ocho bloques anteriores. Dos conceptos y ninguno más: un pago único por dejar toda la transición hecha y funcionando, y una cuota mensual por tener la plataforma mantenida y evolucionando con vosotros.
Pago único · Migración y optimización
X € · 84 horas
Los nueve bloques, de principio a fin. Nos dais los accesos y os entregamos el sistema funcionando, probado y documentado.
Cuota mensual · Soporte y evolución
X € /mes
Que la plataforma siga funcionando y mejorando después del corte.
No está incluido: la suscripción de la plataforma, que contratáis vosotros directamente (Unlimited 297 $/mes o Agency Pro 497 $/mes); el consumo variable de SMS y email según volumen; vuestro plan de Superchat; y la creación de contenido nuevo — los textos de los emails que se traspasan son los vuestros. El bloque F (WhatsApp) queda fuera del alcance y del importe si vuestro plan de Superchat no incluye acceso a su API.
09 · Qué necesitamos de vosotros
El trabajo lo hacemos nosotros, pero hay cosas que solo vosotros sabéis o podéis abrir. Las tres primeras son bloqueantes.
10 · Próximos pasos
Revisáis este documento, resolvemos las dudas y validáis la propuesta.
Contratáis la plataforma y nos dais los tres accesos: agencia, WordPress y Superchat.
Ejecutamos los bloques en orden, con un avance periódico de lo que ya funciona.
Probamos con peticiones reales, formamos al equipo y solo entonces se apaga HubSpot.
Calle Mayor 26, 2º B. 28801 Alcalá de Henares — Madrid
Calle Cardenal Gardoki 9, 2º Dcha. 48008 — Bilbao
622 14 84 63 | 946 06 61 26
info@sembi.es
Lunes a jueves: 9h a 18h | Viernes: 9h a 15h
Migrarla no es difícil — es laboriosa. Y de paso queda ordenada, documentada, arreglada y en manos de vuestro equipo, no de una sola persona.
Sembi.es→