Presupuesto de migración y optimización · Sembi
Hemos auditado vuestra cuenta de HubSpot entera. Este documento explica cómo funciona hoy vuestro sistema, qué hemos encontrado roto o duplicado y qué hay que traspasar, qué hay que optimizar y qué hay que crear de cero. Escrito para que se entienda sin saber nada de tecnología.
01 · El punto de partida
Resumido en una frase: una cinta transportadora que empieza en un único formulario y se bifurca en cuatro caminos según una sola pregunta. Todo lo demás cuelga de ahí.
Respuesta 1
Solo, por su cuentaSe le deriva a la plataforma de estudios bíblicos online, donde se registra y hace el curso. Hoy son 10 lecciones por correo dentro del CRM; eso se retira.
Respuesta 2
Por videoconferenciaClases bíblicas por Zoom, con confirmación y recordatorios.
Respuesta 3
PresencialSe avisa al tutor de su zona y arranca el acompañamiento por email.
Respuesta 4
No, graciasRecibe su Biblia y el recorrido termina ahí.
La pieza más importante de todo el sistema es el paso 5 de ese formulario. Es una sola casilla y es la que reparte a las personas por todos los circuitos. Si se guarda mal, nadie entra en el curso y nadie se entera durante semanas. Por eso es lo primero que probamos con personas reales antes de apagar nada.
02 · El sistema por dentro
Lo hemos abierto todo, uno por uno. Esto es lo que vuestro sistema hace ahora mismo — y explica por qué proponemos cambiar algunas cosas en vez de copiarlas.
El circuito principal. Todo lo demás nace aquí.
Alguien rellena el formulario de 6 pasos en monesperance.fr/la-bible-gratuite. Al enviar arrancan dos procesos a la vez; este es el del envío:
El filtro que decide si una petición es atendible.
El segundo proceso que arranca al enviar el formulario. No manda ningún email: solo mira los datos y marca la ficha.
Chemins de la Foi (10 lecciones) y Fils de Lumière (9).
Aquí es donde el sistema se vuelve pesado: cada lección es una automatización independiente. No hay un curso, hay diecinueve máquinas separadas encadenadas, y todas hacen lo mismo: la persona entra en una lista → espera 4 minutos → recibe su lección → se anota por dónde va → pasa a la siguiente lista, que dispara otra automatización distinta. Total: 19 automatizaciones + 19 listas. Al llegar a la lección 7 se le propone pedir el bautismo y salta un aviso interno.
Presencial y videoconferencia: dos automatizaciones gemelas.
Quien elige «presencial» o «videoconferencia» entra en contacto con una persona: aviso interno al responsable (y al tutor de la zona), serie de emails de acompañamiento y actualización de la ficha. Hay dos automatizaciones que son copias la una de la otra: solo cambian a quién avisan y qué emails mandan.
El circuito que no empieza en un formulario.
No lo dispara ningún formulario: se dispara cuando alguien de vuestro equipo escribe la petición en la ficha del contacto. ¿Por qué? Porque las peticiones entran por WhatsApp — vuestra página «Parler» lleva directamente al chat. El sistema abre una ficha en el embudo de 5 etapas, la asigna al responsable, espera 30 minutos y envía la confirmación.
Tres automatizaciones que hacen exactamente lo mismo.
Tres ebooks —Restauré (793), L'Avenir Révélé (239) y 7 jours (39)— cada uno con su formulario y su automatización. Las tres son idénticas y las tres envían literalmente el mismo email: quien descarga «7 jours» recibe el mismo correo que quien descarga «Restauré».
Una automatización entera para generar un recordatorio.
Cuando alguien envía una pregunta suelta, el sistema crea una tarea para una persona concreta. No manda emails, no marca nada, no arranca ningún recorrido. Y esas tareas se acumulan en la lista de un solo usuario: nadie más del equipo sabe cuántas hay pendientes.
Montadas, con gente dentro… y apagadas.
Hay 71 personas inscritas y un circuito completo montado para atenderlas: confirmación, recordatorio a 2 días, a 1 día e invitación semanal. Todos están desactivados. No es un problema: el trabajo ya está hecho, solo hay que encenderlo.
03 · Inventario auditado
Cifras contadas dentro de vuestro HubSpot, no estimaciones. En la última columna, qué proponemos hacer con cada pieza — porque migrar bien no significa copiarlo todo.
| Pieza | Cantidad | Qué es, en cristiano | Qué hacemos |
|---|---|---|---|
| Contactos | 10.693 | Todas las personas que os han dejado sus datos alguna vez. | Se traspasan todos Con su historial y su punto exacto en cada circuito. |
| Campos de ficha | 445 | Cada casilla que guardáis de una persona: departamento, edad, si ya recibió la Biblia, de qué zona es… | ≈105 útiles El resto son campos internos de HubSpot que no significan nada fuera. |
| Automatizaciones | 66 | Las secuencias que hacen cosas solas: enviar, esperar, avisar. | Se optimizan → 9 29 ya están marcadas como «no utilizadas» por el propio HubSpot. |
| Formularios | 58 | Los cuestionarios de vuestra web. Unos 32 de Typeform y 26 de HubSpot. | 10 vivos · se crean de cero Los demás ya no están en ninguna página. |
| Listas y segmentos | ≈100 | Agrupaciones: «los que pidieron una Biblia», «los que están con un tutor»… | Pasan a etiquetas Mismo resultado, más visible en la ficha. |
| Emails de marketing | 186 | Todas las plantillas creadas desde 2024. | ≈13 se traspasan Solo las vigentes. Los correos de las lecciones no se migran: el estudio pasa a vuestra plataforma online. |
| Peticiones de oración | 275 | Cada petición, como ficha con 5 estados de seguimiento. | Se traspasan todas Con su embudo y sus mismas 5 etapas. |
| Integraciones | 10 | Superchat, Typeform, Meta Ads, Zoom, Eventbrite, Messenger y otras. | 1 hay que crearla Superchat es la única que hay que reconstruir desde cero. |
| Objetos a medida, chat web y páginas en HubSpot | 0 | Estructuras hechas a medida, ventanas de chat y landing pages alojadas en HubSpot. | Nada que migrar Buena noticia: vuestra web es WordPress y no se toca el diseño. |
Fuente: auditoría directa sobre la cuenta con acceso de solo lectura. Las cifras marcadas con ≈ se cierran al arrancar el proyecto, revisando el inventario campo por campo con vuestro equipo.
El único cambio de vocabulario que vuestro equipo va a notar. Lo cubrimos en la formación.
| En HubSpot | Ahora | Qué cambia para vosotros |
|---|---|---|
| Lista | Etiqueta | En vez de meter a alguien en una lista, se le pone una etiqueta. Se filtra igual y además se ve en su ficha. |
| Ticket (petición de oración) | Oportunidad | Cambia la palabra, no la ficha: mismo embudo, mismas 5 etapas, mismo responsable. |
| Propiedad | Campo personalizado | Nada. Mismo concepto, otro nombre. |
| Workflow | Automatización | Nada. Los mismos bloques: esperar, enviar, comprobar, avisar. |
04 · Lo que hemos encontrado
Auditar el sistema entero tiene un efecto secundario: se ve lo que funciona y lo que no. Estos tres hallazgos no os los cobramos — pero explican buena parte de lo que proponemos.
De vuestras 66 automatizaciones, solo 5 recibieron un contacto la semana pasada. No hay que migrar 66 cosas: hay que migrar las vivas y jubilar el resto con orden.
Reduce el alcance y el coste
El filtro que comprueba país y teléfono solo escucha al formulario antiguo. El de hoy —el de las 5.000 peticiones— no está en su lista. A quien entra ahora no se le comprueba nada.
Se arregla al migrar, sin coste extra
El formulario de oración tiene 14 envíos, pero hay 275 fichas registradas. La diferencia entra por WhatsApp y se anota a mano: ese circuito depende por completo de una herramienta externa.
Hay que reconstruir esa conexión
05 · Migración + optimización
Se puede migrar de dos maneras. Copiar las 66 automatizaciones tal cual — y entonces habréis pagado una mudanza para seguir teniendo los mismos problemas. O aprovechar que hay que tocarlo todo para dejarlo bien montado. Es lo que proponemos, y no cuesta más: cuesta menos, porque hay menos piezas que construir ahora y muchísimas menos que mantener después.
Hoy en HubSpot
66 automatizaciones
37 activas y 29 no utilizadas. Las que realmente importan son 32, y muchas son la misma cosa repetida decenas de veces.
Después
9 automatizaciones
Las mismas funciones, agrupadas. Menos piezas significa menos cosas que se pueden romper y mucho más fácil de entender para cualquiera de vuestro equipo.
Por qué hoy hay 19
No es un error de quien lo montó: es la única forma razonable de hacerlo en HubSpot. Allí, un curso por lecciones se construye poniendo a la persona en una lista, y esa lista dispara una automatización que le manda su lección. Para pasarla a la siguiente hay que meterla en otra lista, que dispara otra automatización.
Resultado: 19 lecciones = 19 automatizaciones + 19 listas + unas 29 plantillas de correo, encadenadas, cada una con su propia forma de fallar.
Cómo queda después
El estudio deja de vivir en el CRM. Quien quiere estudiar se registra en vuestra plataforma de estudios bíblicos online y hace el curso allí, con su propio ritmo y su propio seguimiento.
En el CRM no queda ninguna automatización de lecciones, ninguna lista y ninguna plantilla de correo del curso. Solo una etiqueta que registra que a esa persona se la derivó, para que sepáis de dónde viene cada alumno.
| Circuito | Cambio | Por qué se puede — y qué ganáis |
|---|---|---|
| Ebooks | 3 → 1 | Las tres son copias y envían el mismo email. Una sola con tres ramas hace lo mismo — y permite que cada ebook tenga su propio correo, que es lo que debería haber sido desde el principio. Añadir un cuarto será cuestión de minutos. |
| Estudios con tutor | 2 → 1 | Son gemelas: cada cambio hay que hacerlo dos veces y cuando alguien se olvida de una, las dos modalidades empiezan a comportarse distinto. Además, al rehacerlo el aviso pasa a repartirse por zona usando el departamento que la persona ya rellena y que hoy no se aprovecha. |
| Preguntas directas | 1 → 0 | Una automatización entera para generar un recordatorio que solo ve una persona. Pasa al panel: con su estado, su responsable y su histórico, a la vista de todo el equipo. |
| # | Automatización | Qué hace |
|---|---|---|
| 1 | Cualificación de contactos | Comprueba país, teléfono y consentimiento. Conectada a todos los formularios — incluido el principal, que hoy está fuera. |
| 2 | Envío de la Biblia | Comprueba si ya se envió → acuse de recibo → espera 18 días → marca «enviada» → confirmación. |
| 3 | Reparto según la respuesta | Lee el paso 5 y reparte: estudios con tutor, clases por Zoom, o derivación a la plataforma de estudios online con su enlace de registro y su etiqueta de origen. |
| 4 | Estudios con tutor | Bifurca presencial / videoconferencia y avisa al tutor de la zona. Sustituye 2 |
| 5 | Peticiones de oración | Abre la ficha en el embudo de 5 etapas, la asigna y confirma a los 30 minutos. |
| 6 | Ebooks | Tres ramas: envía el ebook correcto y etiqueta el interés. Sustituye 3 |
| 7 | Clases por videoconferencia | Confirmación y recordatorios. Se entrega montada y lista para encender. |
| 8 | Newsletter y contacto general | Alta con etiqueta de origen y consentimiento registrado. |
| 9 | Sincronización con WhatsApp | Cada contacto se crea o actualiza en Superchat, sin duplicados. |
06 · Lo que hay que crear de cero
Es la parte más laboriosa del proyecto y la más fácil de subestimar: los formularios no se pueden migrar. Hay que rehacerlos uno a uno, desde cero, y volver a colocarlos en vuestra web.
Vuestros formularios no viven en vuestra web: viven en HubSpot, y en cada página hay un trocito de código que los va a buscar. El día que se apague HubSpot, el formulario desaparece de la página.
No hay forma automática de trasladar un formulario. Hay que reconstruir cada uno campo por campo: cada pregunta, cada desplegable, cada paso y cada regla de «si responde esto, muéstrale aquello».
Una vez construido hay que entrar en cada página de WordPress, quitar el código antiguo y poner el nuevo sin romper el diseño. Ese acceso ya lo tenemos.
| Página de vuestra web | Formulario | Envíos | Trabajo |
|---|---|---|---|
/la-bible-gratuite |
Demande de bible — 6 pasos, 101 departamentos, 38 países, doble consentimiento RGPD y un paso que solo aparece según lo respondido. | 5.000 | Alto |
/explorer-la-bible |
Demande Études bibliques | 252 | Medio |
/explorer-la-bible-…-visioconference |
Clase bíblica por Zoom | 17 | Estándar |
/restaure-la-resilience-de-la-foi |
Ebook «Restauré» | 897 | Estándar |
/propheties-bibliques-avenir-revele |
Ebook «L'Avenir Révélé» | 239 | Estándar |
/le-triomphe-de-lespoir-3 |
Ebook «7 jours» | 49 | Estándar |
/ y /accueil |
Newsletter | — | Simple |
/contact-monesperance |
Contacto general | — | Simple |
De los 58 formularios de la cuenta solo estos ocho están vivos e incrustados en alguna página; los demás son versiones antiguas — sus contactos se conservan, pero los formularios no se rehacen, y eso es parte del ahorro. Unos 32 son de Typeform: al rehacerlos dentro de la nueva plataforma dejáis de depender de una herramienta más y de su cuota.
07 · El canal que no está en HubSpot
Vuestro WhatsApp no es un buzón donde alguien contesta: es un sistema con seis automatizaciones activas dentro de Superchat. Ninguna de ellas se ve desde HubSpot. Por eso hay que mirarlo aparte — y por eso el cambio no consiste solo en «volver a conectar el chat».
| Automatización | Qué hace hoy |
|---|---|
| Salut MonEspérance | La principal. Escucha el número +33681642168 y arranca con seis frases distintas: «prie pour moi», «aide», «j'ai une question sur la Bible»… Se activa una sola vez por contacto. |
| e-mail Salut MonEspérance | La misma, copiada, pero entrando por el buzón de correo en vez de por WhatsApp. |
| SalutMonEsperance – Manuel | La versión que lanza el equipo a mano cuando una conversación ya está abierta. Tiene un aviso sin resolver |
| Transmission à l'agent IA | Pasa la conversación a un agente de inteligencia artificial llamado «IA Prière». |
| STOP | Si alguien escribe STOP, corta nueve automatizaciones de golpe. Si no, despliega un menú con las siete marcas del grupo. |
| Campaña de oración | Un embudo de captación completo, conectado a anuncios. Se explica más abajo. |
Lo que ocurre desde que alguien escribe hasta que recibe respuesta.
Este es el circuito que atiende las peticiones de oración y las preguntas sobre la Biblia. Conviene leerlo entero, porque el último paso es el que explica todo lo demás:
Pedido de Oração.Cómo está hoy
Superchat guarda la petición en su propio campo, Pedido de Oração. Y ahí se queda. HubSpot no se entera de nada.
HubSpot solo abre la ficha de seguimiento cuando alguien de vuestro equipo escribe esa misma petición a mano en el campo Besoin de prière description. Es el mismo texto, tecleado dos veces. Si nadie lo copia, para el CRM esa petición no existe: no hay ficha, no hay responsable y no hay recordatorio.
Cómo quedaría
En cuanto la persona escribe su petición en WhatsApp, Superchat avisa a la nueva plataforma en ese mismo momento.
La ficha se abre sola en el embudo de oración, con el texto de la petición, el nombre y el teléfono ya dentro, y con un responsable asignado. Nadie copia nada. Y lo que se siga hablando por WhatsApp queda enlazado a esa misma ficha.
08 · Alcance y presupuesto
Este proyecto no es solo una mudanza. Hay piezas que se traspasan tal cual, piezas que se optimizan porque están mal montadas, piezas que hay que crear de cero porque no se pueden mover, y una plataforma que ya existe y se adapta a vuestro caso. Cada bloque del presupuesto va marcado con lo que le toca.
Existe, funciona y se mueve tal cual al otro lado: contactos, campos de ficha, peticiones de oración, etiquetas y plantillas de email. Aquí el trabajo es que no se pierda ni se duplique nada.
Bloques A · B · E · HExiste, pero repetido y frágil. Se rehace agrupado y mejor conectado: de 32 automatizaciones a 9, con la avería del filtro de cualificación resuelta y los avisos repartidos por responsable.
Bloque DNo se puede mover, así que se construye desde cero: los 8 formularios y su colocación en la web, y la conexión con WhatsApp, para la que no existe ningún conector.
Bloques C · FCualio ya existe — es nuestra plataforma, no hay que construirla. El trabajo es configurarla a vuestro caso: vuestros embudos, vuestros tutores, vuestras zonas y los permisos de cada persona.
Bloque G| Bloque | Tipo | Qué se entrega | Importe |
|---|---|---|---|
| A · Estructura de datos | Traspaso | Alta de la cuenta, exportación de HubSpot y ≈105 campos de ficha, embudo de oración, usuarios y ≈100 etiquetas. | 200 € |
| B · Migración de datos | Traspaso | 10.693 contactos, 275 peticiones y el estado de cada persona en su circuito. | 300 € |
| C · Formularios y web | Creación | 8 formularios construidos de cero e incrustados en las 8 páginas de WordPress. | 740 € |
| D · Automatizaciones | Optimización | Las 9 automatizaciones montadas desde las 32 actuales, probadas y documentadas. | 1.080 € |
| E · Emails | Traspaso | ≈13 plantillas de correo migradas con su diseño, sus enlaces y su pie legal revisados. | 300 € |
| F · WhatsApp / Superchat | Creación | Conexión a medida con deduplicación y reintentos. | 480 € |
| G · Cualio | Adaptación | Configuración del panel con vuestros embudos, vuestros tutores y vuestros dashboards. | 600 € |
| H · Verificación y corte | Traspaso | Pruebas con personas reales, formación del equipo, manual escrito y corte de HubSpot. | 120 € |
| Total del proyecto | Todo lo anterior, entregado funcionando. | 3.820 € |
Bloque A Se traspasa
El punto de partida. Se da de alta la cuenta, se hace la exportación completa de HubSpot y se construyen los cajones donde va la información de cada persona. De las 445 propiedades, unas 150 son vuestras y significan algo; el resto son campos internos que no viajan. Se recrean uno a uno con su tipo y sus opciones.
| Grupo | Aprox. | Qué guarda |
|---|---|---|
| Identidad y datos postales | 14 | Nombre, email, teléfono, dirección, departamento (101 opciones), país (38), edad. |
| Circuito de la Biblia | 9 | Si ya se envió, fecha, si es para sí misma o para regalar, motivo de la petición. |
| Cualificación | 8 | Si está cualificada y, si no, por qué: país, teléfono o consentimiento. |
| Estudios con tutor | 12 | Modalidad, tutor asignado, zona y estado del acompañamiento. |
| Oración, RGPD y campañas | 22 | Petición y responsable, los dos consentimientos con fecha, ebooks y campañas. |
| Origen y operativos | 40 | Por qué formulario y desde qué campaña entró, más los campos internos de vuestro equipo. |
| Total estimado | ≈105 | Cifra a confirmar al arrancar el proyecto. |
Bloque B Se traspasa
Con los cajones construidos se traslada el contenido. Ninguna persona se queda atrás y nadie se duplica. Cada contacto llega con el punto exacto del recorrido en el que estaba: las 87 personas que esperan su Biblia siguen esperándola con su contador intacto, y cada petición de oración conserva su etapa y su responsable.
Bloque C Se crea de nuevo
El bloque más laborioso. Cada formulario se construye desde cero —campo por campo, paso por paso, con sus validaciones y su lógica condicional— y después se coloca en su página de WordPress, retirando el código antiguo de HubSpot sin tocar el diseño.
Bloque D Se optimiza
Aquí se monta la maquinaria. Igual que con los formularios, no existe forma automática de trasladarlas — se rehacen paso a paso. La contrapartida es que salen mejor de como estaban: agrupadas, conectadas a los formularios correctos y con los avisos repartidos.
Bloque E Se traspasa
De vuestras 186 plantillas solo se traslada lo que está en uso: los correos de las lecciones salen del proyecto y muchos otros son de campañas ya cerradas. Cada plantilla se migra con su diseño, revisando enlaces y pie legal.
Bloque F Se crea de nuevo
Vuestras peticiones de oración entran por WhatsApp, no por un formulario. El trabajo aquí es doble: programar el puente —su API está disponible, pero no existe conexión estándar con la nueva plataforma— y tocar las seis automatizaciones que ya tenéis en Superchat, que hoy funcionan solas sin hablar con ningún CRM.
Bloque G Se adapta
Donde vuestro equipo trabaja el día a día. Cualio ya está construido: aquí no se programa nada nuevo, se adapta a vuestro caso. Presenta la información en el idioma de vuestro ministerio, no en el de una herramienta de ventas: peticiones de Biblia, peticiones de oración, estudios con tutor y tutores por zona.
Bloque H Se traspasa
El bloque que decide si la migración ha salido bien. Nada se apaga en HubSpot hasta que el sistema nuevo ha funcionado con personas reales, y muy en concreto los cuatro caminos que salen del paso 5 del formulario.
09 · La inversión
Dos conceptos y ninguno más: un pago único por dejar toda la transición hecha y funcionando, y una cuota mensual por tener la plataforma mantenida y evolucionando con vosotros.
Pago único · Migración y optimización
3.820 €
Los ocho bloques, de principio a fin. Nos dais los accesos y os entregamos el sistema funcionando, probado y documentado.
Cuota mensual · Soporte y evolución
99 € /mes
Que la plataforma siga funcionando y mejorando después del corte. El alta del servicio es gratuita y la cuota no empieza a correr hasta que el panel está funcionando.
No está incluido: la suscripción de la plataforma, que contratáis vosotros directamente (Unlimited 297 $/mes o Agency Pro 497 $/mes); el consumo variable de SMS y email según volumen; vuestro plan de Superchat; y la creación de contenido nuevo — los textos de los emails que se traspasan son los vuestros.
10 · Qué necesitamos de vosotros
Los accesos ya los tenemos. Quedan tres cosas que solo vosotros sabéis. La primera es bloqueante: sin ella no podemos cerrar el circuito de los estudios.
11 · Próximos pasos
Revisáis este documento, resolvemos las dudas y validáis la propuesta.
Contratáis la plataforma y nos dais los accesos que faltan: agencia y Superchat.
Ejecutamos los bloques en orden, con un avance periódico de lo que ya funciona.
Probamos con peticiones reales, formamos al equipo y solo entonces se apaga HubSpot.
Calle Mayor 26, 2º B. 28801 Alcalá de Henares — Madrid
Calle Cardenal Gardoki 9, 2º Dcha. 48008 — Bilbao
622 14 84 63 | 946 06 61 26
info@sembi.es
Lunes a jueves: 9h a 18h | Viernes: 9h a 15h
Migrarla no es difícil — es laboriosa. Y de paso queda ordenada, documentada, arreglada y en manos de vuestro equipo, no de una sola persona.
Sembi.es→Migration & optimisation quote · Sembi
We have audited your entire HubSpot account. This document explains how your system works today, what we found broken or duplicated, and what has to be transferred, what has to be optimised and what has to be built from scratch. Written to be understood without any technical background.
01 · The starting point
In one sentence: a conveyor belt that starts with a single form and splits into four paths based on one question. Everything else hangs off that.
Answer 1
On my ownThey are referred to the online Bible-study platform, where they register and take the course. Today it is 10 lessons by email inside the CRM; that is being retired.
Answer 2
By video callBible classes on Zoom, with confirmation and reminders.
Answer 3
In personThe tutor for their area is notified and the email follow-up begins.
Answer 4
No, thank youThey receive their Bible and the journey ends there.
The single most important piece of your whole system is step 5 of that form. It is one field, and it is what routes people into every circuit. If it is saved incorrectly, nobody enters the course and nobody notices for weeks. That is why it is the first thing we test with real people before switching anything off.
02 · Inside the system
We opened every one of them. This is what your system does right now — and it explains why we propose changing some things instead of copying them.
The main circuit. Everything else is born here.
Someone fills in the 6-step form at monesperance.fr/la-bible-gratuite. On submit, two processes start at once; this is the dispatch one:
The filter that decides whether a request can be served.
The second process triggered on form submit. It sends no email at all: it just reads the data and flags the record.
Chemins de la Foi (10 lessons) and Fils de Lumière (9).
This is where the system gets heavy: each lesson is a separate automation. There is no course — there are nineteen separate machines chained together, all doing the same thing: the person enters a list → waits 4 minutes → receives their lesson → their progress is recorded → they move to the next list, which triggers yet another automation. Total: 19 automations + 19 lists. At lesson 7 they are offered baptism and an internal alert fires.
In person and by video call: two twin automations.
Anyone choosing “in person” or “video call” is put in touch with a human: an internal alert to the person in charge (and to the area tutor), a series of follow-up emails and record updates. There are two automations that are copies of each other: only who gets notified and which emails go out differ.
The circuit that does not start with a form.
No form triggers it: it fires when someone on your team types the request into the contact record. Why? Because requests arrive over WhatsApp — your “Parler” page links straight to the chat. The system opens a record in the 5-stage pipeline, assigns it to the owner, waits 30 minutes and sends the confirmation.
Three automations doing exactly the same thing.
Three ebooks — Restauré (793), L'Avenir Révélé (239) and 7 jours (39) — each with its own form and automation. All three are identical and all three send literally the same email: whoever downloads “7 jours” gets the same message as whoever downloads “Restauré”.
A whole automation just to create a reminder.
When someone sends a one-off question, the system creates a task for one specific person. It sends no emails, flags nothing, starts no journey. And those tasks pile up in a single user's list: nobody else on the team knows how many are outstanding.
Built, with people inside… and switched off.
There are 71 people enrolled and a complete circuit built to serve them: confirmation, a 2-day reminder, a 1-day reminder and a weekly invitation. All of them are disabled. This is not a problem: the work is already done, it just needs turning on.
03 · Audited inventory
Figures counted inside your HubSpot, not estimates. The last column shows what we propose to do with each piece — because migrating well does not mean copying everything.
| Item | Count | What it is, in plain words | What we do |
|---|---|---|---|
| Contacts | 10,693 | Everyone who has ever left you their details. | All transferred With their history and their exact position in every circuit. |
| Record fields | 445 | Every box you store about a person: department, age, whether they got the Bible, which area they are in… | ≈105 useful The rest are internal HubSpot fields that mean nothing outside it. |
| Automations | 66 | The sequences that act on their own: send, wait, notify. | Optimised → 9 HubSpot itself already flags 29 of them as “unused”. |
| Forms | 58 | The questionnaires on your website. Around 32 Typeform and 26 HubSpot. | 10 live · built from scratch The rest are no longer on any page. |
| Lists and segments | ≈100 | Groupings: “those who requested a Bible”, “the ones with a tutor”… | Become tags Same result, more visible on the record. |
| Marketing emails | 186 | Every template created since 2024. | ≈13 transferred Only the current ones. The lesson emails are not migrated: study moves to your online platform. |
| Prayer requests | 275 | Each request, as a record with 5 tracking stages. | All transferred With their pipeline and the same 5 stages. |
| Integrations | 10 | Superchat, Typeform, Meta Ads, Zoom, Eventbrite, Messenger and others. | 1 must be built Superchat is the only one that has to be rebuilt from scratch. |
| Custom objects, web chat and HubSpot-hosted pages | 0 | Bespoke data structures, chat widgets and landing pages hosted in HubSpot. | Nothing to migrate Good news: your site is WordPress and the design is not touched. |
Source: direct audit of the account with read-only access. Figures marked ≈ are finalised at project kick-off, reviewing the inventory field by field with your team.
The only vocabulary change your team will notice. We cover it in the training.
| In HubSpot | From now on | What changes for you |
|---|---|---|
| List | Tag | Instead of putting someone into a list, you give them a tag. It filters the same way and it is visible on their record. |
| Ticket (prayer request) | Opportunity | The word changes, the record does not: same pipeline, same 5 stages, same owner. |
| Property | Custom field | Nothing. Same concept, different name. |
| Workflow | Automation | Nothing. The same building blocks: wait, send, check, notify. |
04 · What we found along the way
Auditing the whole system has a side effect: you see what works and what does not. These three findings are free of charge — but they explain a good part of what we propose.
Of your 66 automations, only 5 received a contact last week. There are not 66 things to migrate: there are the live ones to migrate and the rest to retire properly.
Reduces scope and cost
The filter that checks country and phone only listens to the old form. Today's form — the one with 5,000 requests — is not on its list. For anyone coming in now, nothing is being checked.
Fixed during migration, at no extra cost
The prayer form has 14 submissions, yet 275 records exist. The difference arrives via WhatsApp and is typed in by hand: that circuit depends entirely on an external tool.
That connection has to be rebuilt
05 · Migration + optimisation
There are two ways to migrate. Copy the 66 automations as they are — and then you will have paid for a house move only to keep the same problems. Or use the fact that everything has to be touched anyway to set it up properly. That is what we propose, and it does not cost more: it costs less, because there are fewer pieces to build now and far fewer to maintain afterwards.
Today in HubSpot
66 automations
37 active and 29 unused. The ones that genuinely matter are 32, and many are the same thing repeated dozens of times.
Afterwards
9 automations
The same functions, grouped together. Fewer pieces means fewer things that can break and something far easier for anyone on your team to understand.
Why there are 19 today
This is not a mistake by whoever built it: it is the only sensible way to do it in HubSpot. There, a lesson-based course is built by putting the person into a list, and that list triggers an automation that sends their lesson. To move them to the next one you have to put them into another list, which triggers another automation.
The result: 19 lessons = 19 automations + 19 lists + around 29 email templates, chained together, each with its own way of failing.
How it looks afterwards
Study stops living in the CRM. Anyone who wants to study registers on your online Bible-study platform and takes the course there, at their own pace and with its own tracking.
Not a single lesson automation, list or course email template is left in the CRM. Only a tag recording that the person was referred, so you know where each student came from.
| Circuit | Change | Why it works — and what you gain |
|---|---|---|
| Ebooks | 3 → 1 | All three are copies and send the same email. One automation with three branches does the same job — and lets each ebook have its own message, which is what it should have been from the start. Adding a fourth becomes a matter of minutes. |
| Tutor-led studies | 2 → 1 | They are twins: every change has to be made twice, and when someone forgets one, the two formats start behaving differently. On top of that, rebuilding it means alerts get routed by area, using the department the person already fills in and which today goes unused. |
| Direct questions | 1 → 0 | A whole automation to generate a reminder only one person ever sees. It moves into the dashboard: with its status, its owner and its history, visible to the whole team. |
| # | Automation | What it does |
|---|---|---|
| 1 | Contact qualification | Checks country, phone and consent. Connected to every form — including the main one, which today is left out. |
| 2 | Bible dispatch | Checks whether one was already sent → acknowledgement → 18-day wait → marks “sent” → confirmation. |
| 3 | Routing by answer | Reads step 5 and routes: tutor-led studies, Zoom classes, or referral to the online study platform with its sign-up link and source tag. |
| 4 | Tutor-led studies | Branches in person / video call and notifies the area tutor. Replaces 2 |
| 5 | Prayer requests | Opens the record in the 5-stage pipeline, assigns it and confirms after 30 minutes. |
| 6 | Ebooks | Three branches: sends the right ebook and tags the interest. Replaces 3 |
| 7 | Video-call classes | Confirmation and reminders. Delivered built and ready to switch on. |
| 8 | Newsletter and general contact | Sign-up with a source tag and consent recorded. |
| 9 | WhatsApp synchronisation | Every contact is created or updated in Superchat, with no duplicates. |
06 · What has to be built from scratch
This is the most labour-intensive part of the project and the easiest to underestimate: forms cannot be migrated. They have to be rebuilt one by one, from scratch, and placed back on your website.
Your forms do not live on your website: they live in HubSpot, and each page holds a snippet of code that fetches them. The day HubSpot is switched off, the form disappears from the page.
There is no automatic way to move a form. Each one has to be rebuilt field by field: every question, every dropdown, every step and every “if they answer this, show them that” rule.
Once built, we have to go into each WordPress page, remove the old code and put in the new one without breaking the design. We already have that access.
| Page on your website | Form | Submissions | Effort |
|---|---|---|---|
/la-bible-gratuite |
Demande de bible — 6 steps, 101 departments, 38 countries, double GDPR consent and a step that only appears depending on the answers. | 5,000 | High |
/explorer-la-bible |
Demande Études bibliques | 252 | Medium |
/explorer-la-bible-…-visioconference |
Bible class on Zoom | 17 | Standard |
/restaure-la-resilience-de-la-foi |
“Restauré” ebook | 897 | Standard |
/propheties-bibliques-avenir-revele |
“L'Avenir Révélé” ebook | 239 | Standard |
/le-triomphe-de-lespoir-3 |
“7 jours” ebook | 49 | Standard |
/ and /accueil |
Newsletter | — | Simple |
/contact-monesperance |
General contact | — | Simple |
Of the 58 forms in the account only these eight are live and embedded on a page; the rest are older versions — their contacts are kept, but the forms are not rebuilt, and that is part of the saving. Around 32 are Typeform: rebuilding them inside the new platform means one less tool to depend on, and one less subscription.
07 · The channel that is not in HubSpot
Your WhatsApp is not an inbox where someone replies: it is a system with six active automations inside Superchat. None of them is visible from HubSpot. That is why it needs looking at separately — and why the change is not simply “reconnecting the chat”.
| Automation | What it does today |
|---|---|
| Salut MonEspérance | The main one. It listens to the number +33681642168 and starts on six different phrases: “prie pour moi”, “aide”, “j'ai une question sur la Bible”… It fires only once per contact. |
| e-mail Salut MonEspérance | The same one, copied, but entering through the email inbox instead of WhatsApp. |
| SalutMonEsperance – Manuel | The version the team launches by hand once a conversation is already open. It has an unresolved warning |
| Handover to the AI agent | Passes the conversation to an artificial-intelligence agent called “IA Prière”. |
| STOP | If someone types STOP, it shuts down nine automations at once. Otherwise it opens a menu with the group's seven brands. |
| Prayer campaign | A complete acquisition funnel wired to advertising. Explained below. |
What happens from the moment someone writes to the moment they get an answer.
This is the circuit that handles prayer requests and Bible questions. It is worth reading to the end, because the last step explains everything else:
Pedido de Oração.How it is today
Superchat stores the request in its own field, Pedido de Oração. And there it stays. HubSpot never hears about it.
HubSpot only opens the tracking record when someone on your team types that same request by hand into the Besoin de prière description field. Same text, typed twice. If nobody copies it, as far as the CRM is concerned that request does not exist: no record, no owner, no reminder.
How it would be
The moment the person writes their request in WhatsApp, Superchat notifies the new platform right there and then.
The record opens by itself in the prayer pipeline, with the request text, the name and the phone number already in it, and an owner assigned. Nobody copies anything. And whatever is said next on WhatsApp stays linked to that same record.
08 · Scope and quote
This project is not just a house move. Some pieces are transferred as they are, some are optimised because they are badly built, some have to be created from scratch because they cannot be moved, and one platform already exists and is adapted to your case. Every block in the quote is labelled with which one applies.
It exists, it works and it moves across as it is: contacts, record fields, prayer requests, tags and email templates. Here the work is making sure nothing is lost and nothing is duplicated.
Blocks A · B · E · HIt exists, but repeated and fragile. It is rebuilt grouped and better connected: from 32 automations down to 9, with the qualification filter fault fixed and alerts distributed by owner.
Block DIt cannot be moved, so it is built from zero: the 8 forms and their placement on the website, and the WhatsApp connection, for which no connector exists.
Blocks C · FCualio already exists — it is our platform, there is nothing to build. The work is configuring it to your case: your pipelines, your tutors, your areas and each person's permissions.
Block G| Block | Type | What is delivered | Amount |
|---|---|---|---|
| A · Data structure | Transfer | Account setup, HubSpot export and ≈105 record fields, prayer pipeline, users and ≈100 tags. | €200 |
| B · Data migration | Transfer | 10,693 contacts, 275 requests and each person's status in their circuit. | €300 |
| C · Forms and website | Creation | 8 forms built from scratch and embedded across the 8 WordPress pages. | €740 |
| D · Automations | Optimisation | The 9 automations rebuilt from today's 32, tested and documented. | €1,080 |
| E · Emails | Transfer | ≈13 email templates migrated with their design, links and legal footer reviewed. | €300 |
| F · WhatsApp / Superchat | Creation | Bespoke connection with deduplication and retries. | €480 |
| G · Cualio | Adaptation | Dashboard configured with your pipelines, your tutors and your reporting. | €600 |
| H · Verification and cutover | Transfer | Testing with real people, team training, a written manual and the HubSpot cutover. | €120 |
| Project total | Everything above, delivered working. | €3,820 |
Block A Transferred
The starting point. The account is set up, the full HubSpot export is taken and the boxes that hold each person's information are built. Of the 445 properties, around 150 are yours and mean something; the rest are internal fields that do not travel. They are recreated one by one with their type and their options.
| Group | Approx. | What it holds |
|---|---|---|
| Identity and postal details | 14 | Name, email, phone, address, department (101 options), country (38), age. |
| Bible circuit | 9 | Whether it was sent, the date, whether it is for themselves or a gift, the reason for the request. |
| Qualification | 8 | Whether they qualify and, if not, why: country, phone or consent. |
| Tutor-led studies | 12 | Format, assigned tutor, area and follow-up status. |
| Prayer, GDPR and campaigns | 22 | Request and owner, the two consents with dates, ebooks and campaigns. |
| Source and operational | 40 | Which form and which campaign they came from, plus your team's internal fields. |
| Estimated total | ≈105 | Figure to be confirmed at project kick-off. |
Block B Transferred
With the boxes built, the contents move across. Nobody is left behind and nobody is duplicated. Every contact arrives with the exact point of the journey they were at: the 87 people waiting for their Bible keep waiting with their countdown intact, and every prayer request keeps its stage and its owner.
Block C Built from scratch
The most labour-intensive block. Each form is built from scratch — field by field, step by step, with its validation and conditional logic — and then placed on its WordPress page, removing the old HubSpot code without touching the design.
Block D Optimised
This is where the machinery is built. As with the forms, there is no automatic way to transfer them — they are rebuilt step by step. The upside is that they come out better than they were: grouped, connected to the right forms and with alerts properly distributed.
Block E Transferred
Of your 186 templates only what is in use moves across: the lesson emails leave the project and many others belong to campaigns that have already closed. Each template is migrated with its design, with links and legal footer reviewed.
Block F Built from scratch
Your prayer requests come in over WhatsApp, not through a form. The work here is twofold: programming the bridge — the API is available, but no standard connection to the new platform exists — and reworking the six automations you already have in Superchat, which today run on their own without talking to any CRM.
Block G Adapted
Where your team works day to day. Cualio is already built: nothing new is programmed here, it is adapted to your case. It presents the information in the language of your ministry, not that of a sales tool: Bible requests, prayer requests, tutor-led studies and tutors by area.
Block H Transferred
The block that decides whether the migration went well. Nothing is switched off in HubSpot until the new system has worked with real people, and specifically the four paths coming out of step 5 of the form.
09 · The investment
Two items and nothing else: a one-off payment for delivering the whole transition done and working, and a monthly fee for keeping the platform maintained and evolving with you.
One-off payment · Migration and optimisation
€3,820
All eight blocks, start to finish. You give us the access and we hand you the system working, tested and documented.
Monthly fee · Support and evolution
€99 /month
Keeping the platform running and improving after the cutover. Activation is free and the fee only starts once the dashboard is up and running.
Not included: the platform subscription, which you contract directly (Unlimited $297/month or Agency Pro $497/month); variable SMS and email consumption by volume; your Superchat plan; and the creation of new content — the copy in the emails being transferred is yours.
10 · What we need from you
We already have the accesses. Three things remain that only you know. The first is blocking: without it we cannot close the study circuit.
11 · Next steps
You review this document, we answer any questions and you approve the proposal.
You subscribe to the platform and give us the remaining accesses: agency and Superchat.
We work through the blocks in order, with regular updates on what is already running.
We test with real requests, train your team, and only then is HubSpot switched off.
Calle Mayor 26, 2º B. 28801 Alcalá de Henares — Madrid
Calle Cardenal Gardoki 9, 2º Dcha. 48008 — Bilbao
622 14 84 63 | 946 06 61 26
info@sembi.es
Monday to Thursday: 9am to 6pm | Friday: 9am to 3pm
Migrating it is not difficult — it is painstaking. And along the way it ends up tidy, documented, repaired and in the hands of your team rather than one person.
Sembi.es→Devis de migration et d'optimisation · Sembi
Nous avons audité l'intégralité de votre compte HubSpot. Ce document explique comment votre système fonctionne aujourd'hui, ce que nous avons trouvé cassé ou dupliqué et ce qu'il faut transférer, ce qu'il faut optimiser et ce qu'il faut créer de zéro. Rédigé pour être compris sans aucune connaissance technique.
01 · Le point de départ
En une phrase : un tapis roulant qui démarre sur un seul formulaire et se divise en quatre chemins selon une seule question. Tout le reste en découle.
Réponse 1
Seul, de son côtéLa personne est orientée vers la plateforme d'études bibliques en ligne, où elle s'inscrit et suit le cours. Aujourd'hui ce sont 10 leçons par e-mail dans le CRM ; cela est retiré.
Réponse 2
En visioconférenceClasses bibliques sur Zoom, avec confirmation et rappels.
Réponse 3
En présentielLe tuteur de sa zone est prévenu et l'accompagnement par e-mail démarre.
Réponse 4
Non merciLa personne reçoit sa Bible et le parcours s'arrête là.
La pièce la plus importante de tout votre système est l'étape 5 de ce formulaire. C'est une seule case, et c'est elle qui répartit les personnes dans tous les circuits. Si elle est mal enregistrée, personne n'entre dans le cours et personne ne s'en aperçoit pendant des semaines. C'est donc la première chose que nous testons avec de vraies personnes avant d'éteindre quoi que ce soit.
02 · Le système de l'intérieur
Nous les avons tous ouverts, un par un. Voici ce que votre système fait en ce moment même — et cela explique pourquoi nous proposons de changer certaines choses plutôt que de les copier.
Le circuit principal. Tout le reste naît ici.
Quelqu'un remplit le formulaire en 6 étapes sur monesperance.fr/la-bible-gratuite. À l'envoi, deux processus démarrent en même temps ; voici celui de l'expédition :
Le filtre qui décide si une demande peut être traitée.
Le second processus déclenché à l'envoi du formulaire. Il n'envoie aucun e-mail : il regarde les données et marque la fiche.
Chemins de la Foi (10 leçons) et Fils de Lumière (9).
C'est ici que le système devient lourd : chaque leçon est une automatisation indépendante. Il n'y a pas un cours, il y a dix-neuf machines séparées enchaînées, et toutes font la même chose : la personne entre dans une liste → attend 4 minutes → reçoit sa leçon → sa progression est notée → elle passe à la liste suivante, qui déclenche encore une autre automatisation. Au total : 19 automatisations + 19 listes. À la leçon 7, le baptême lui est proposé et une alerte interne se déclenche.
Présentiel et visioconférence : deux automatisations jumelles.
Qui choisit « présentiel » ou « visioconférence » est mis en contact avec une personne : alerte interne au responsable (et au tuteur de la zone), série d'e-mails d'accompagnement et mise à jour de la fiche. Il y a deux automatisations qui sont des copies l'une de l'autre : seuls changent qui est prévenu et quels e-mails partent.
Le circuit qui ne commence pas par un formulaire.
Aucun formulaire ne le déclenche : il se déclenche quand quelqu'un de votre équipe écrit la demande dans la fiche du contact. Pourquoi ? Parce que les demandes arrivent par WhatsApp — votre page « Parler » renvoie directement au chat. Le système ouvre une fiche dans le pipeline à 5 étapes, l'attribue au responsable, attend 30 minutes et envoie la confirmation.
Trois automatisations qui font exactement la même chose.
Trois ebooks — Restauré (793), L'Avenir Révélé (239) et 7 jours (39) — chacun avec son formulaire et son automatisation. Les trois sont identiques et les trois envoient littéralement le même e-mail : qui télécharge « 7 jours » reçoit le même courrier que qui télécharge « Restauré ».
Une automatisation entière pour générer un rappel.
Quand quelqu'un envoie une question isolée, le système crée une tâche pour une personne précise. Il n'envoie aucun e-mail, ne marque rien, ne démarre aucun parcours. Et ces tâches s'accumulent dans la liste d'un seul utilisateur : personne d'autre dans l'équipe ne sait combien sont en attente.
Montées, avec des inscrits… et éteintes.
Il y a 71 personnes inscrites et un circuit complet monté pour les suivre : confirmation, rappel à 2 jours, rappel à 1 jour et invitation hebdomadaire. Tous sont désactivés. Ce n'est pas un problème : le travail est déjà fait, il suffit de l'allumer.
03 · Inventaire audité
Des chiffres comptés dans votre HubSpot, pas des estimations. La dernière colonne indique ce que nous proposons de faire de chaque pièce — car bien migrer ne veut pas dire tout copier.
| Élément | Quantité | Ce que c'est, en clair | Ce que nous faisons |
|---|---|---|---|
| Contacts | 10 693 | Toutes les personnes qui vous ont un jour laissé leurs coordonnées. | Tous transférés Avec leur historique et leur position exacte dans chaque circuit. |
| Champs de fiche | 445 | Chaque case que vous conservez sur une personne : département, âge, si elle a reçu la Bible, de quelle zone elle est… | ≈105 utiles Le reste sont des champs internes à HubSpot qui n'ont aucun sens ailleurs. |
| Automatisations | 66 | Les séquences qui agissent seules : envoyer, attendre, prévenir. | Optimisées → 9 HubSpot lui-même en signale déjà 29 comme « non utilisées ». |
| Formulaires | 58 | Les questionnaires de votre site. Environ 32 Typeform et 26 HubSpot. | 10 actifs · créés de zéro Les autres ne sont plus sur aucune page. |
| Listes et segments | ≈100 | Des regroupements : « ceux qui ont demandé une Bible », « ceux qui ont un tuteur »… | Deviennent des étiquettes Même résultat, plus visible sur la fiche. |
| E-mails marketing | 186 | Tous les modèles créés depuis 2024. | ≈13 transférés Uniquement ceux en vigueur. Les e-mails des leçons ne sont pas migrés : l'étude passe sur votre plateforme en ligne. |
| Demandes de prière | 275 | Chaque demande, sous forme de fiche avec 5 étapes de suivi. | Toutes transférées Avec leur pipeline et les mêmes 5 étapes. |
| Intégrations | 10 | Superchat, Typeform, Meta Ads, Zoom, Eventbrite, Messenger et d'autres. | 1 à créer Superchat est la seule qu'il faut reconstruire de zéro. |
| Objets sur mesure, chat web et pages hébergées sur HubSpot | 0 | Structures de données sur mesure, fenêtres de chat et landing pages hébergées dans HubSpot. | Rien à migrer Bonne nouvelle : votre site est sous WordPress et le design n'est pas touché. |
Source : audit direct du compte avec un accès en lecture seule. Les chiffres marqués ≈ seront arrêtés au démarrage du projet, en revoyant l'inventaire champ par champ avec votre équipe.
Le seul changement de vocabulaire que votre équipe remarquera. Nous le couvrons pendant la formation.
| Dans HubSpot | Désormais | Ce qui change pour vous |
|---|---|---|
| Liste | Étiquette | Au lieu de mettre quelqu'un dans une liste, on lui pose une étiquette. Le filtrage est identique et elle est visible sur sa fiche. |
| Ticket (demande de prière) | Opportunité | Le mot change, pas la fiche : même pipeline, mêmes 5 étapes, même responsable. |
| Propriété | Champ personnalisé | Rien. Même concept, autre nom. |
| Workflow | Automatisation | Rien. Les mêmes briques : attendre, envoyer, vérifier, prévenir. |
04 · Ce que nous avons trouvé en chemin
Auditer tout le système a un effet secondaire : on voit ce qui marche et ce qui ne marche pas. Ces trois constats ne vous sont pas facturés — mais ils expliquent une bonne partie de ce que nous proposons.
Sur vos 66 automatisations, seules 5 ont reçu un contact la semaine dernière. Il n'y a pas 66 choses à migrer : il y a les vivantes à migrer et les autres à retirer proprement.
Réduit le périmètre et le coût
Le filtre qui vérifie le pays et le téléphone n'écoute que l'ancien formulaire. Celui d'aujourd'hui — celui des 5 000 demandes — n'est pas dans sa liste. Pour ceux qui arrivent maintenant, rien n'est vérifié.
Corrigé pendant la migration, sans surcoût
Le formulaire de prière compte 14 envois, mais 275 fiches existent. La différence arrive par WhatsApp et est saisie à la main : ce circuit dépend entièrement d'un outil externe.
Cette connexion est à reconstruire
05 · Migration + optimisation
Il y a deux façons de migrer. Copier les 66 automatisations telles quelles — et vous aurez alors payé un déménagement pour garder les mêmes problèmes. Ou profiter du fait qu'il faut tout toucher pour le monter correctement. C'est ce que nous proposons, et cela ne coûte pas plus cher : cela coûte moins, parce qu'il y a moins de pièces à construire maintenant et beaucoup moins à maintenir ensuite.
Aujourd'hui dans HubSpot
66 automatisations
37 actives et 29 non utilisées. Celles qui comptent vraiment sont 32, et beaucoup sont la même chose répétée des dizaines de fois.
Ensuite
9 automatisations
Les mêmes fonctions, regroupées. Moins de pièces, c'est moins de choses qui peuvent casser et beaucoup plus simple à comprendre pour n'importe qui dans votre équipe.
Pourquoi il y en a 19 aujourd'hui
Ce n'est pas une erreur de celui qui l'a monté : c'est la seule façon raisonnable de le faire dans HubSpot. Là-bas, un cours en leçons se construit en plaçant la personne dans une liste, et cette liste déclenche une automatisation qui lui envoie sa leçon. Pour la faire passer à la suivante, il faut la mettre dans une autre liste, qui déclenche une autre automatisation.
Résultat : 19 leçons = 19 automatisations + 19 listes + environ 29 modèles d'e-mail, enchaînées, chacune avec sa propre façon de tomber en panne.
Ce que cela donne ensuite
L'étude cesse de vivre dans le CRM. Qui veut étudier s'inscrit sur votre plateforme d'études bibliques en ligne et suit le cours là-bas, à son rythme et avec son propre suivi.
Il ne reste dans le CRM aucune automatisation de leçon, aucune liste et aucun modèle d'e-mail du cours. Seulement une étiquette qui enregistre que la personne a été orientée, pour que vous sachiez d'où vient chaque élève.
| Circuit | Changement | Pourquoi c'est possible — et ce que vous y gagnez |
|---|---|---|
| Ebooks | 3 → 1 | Les trois sont des copies et envoient le même e-mail. Une seule avec trois branches fait le même travail — et permet que chaque ebook ait son propre message, ce qui aurait dû être le cas dès le départ. Ajouter un quatrième deviendra l'affaire de quelques minutes. |
| Études avec tuteur | 2 → 1 | Ce sont des jumelles : chaque modification doit être faite deux fois, et quand on en oublie une, les deux modalités se mettent à se comporter différemment. De plus, en la refaisant, l'alerte est répartie par zone grâce au département que la personne remplit déjà et qui aujourd'hui n'est pas exploité. |
| Questions directes | 1 → 0 | Une automatisation entière pour générer un rappel que seule une personne voit. Cela passe dans le tableau de bord : avec son statut, son responsable et son historique, visible par toute l'équipe. |
| # | Automatisation | Ce qu'elle fait |
|---|---|---|
| 1 | Qualification des contacts | Vérifie pays, téléphone et consentement. Reliée à tous les formulaires — y compris le principal, aujourd'hui laissé de côté. |
| 2 | Envoi de la Bible | Vérifie si elle a déjà été envoyée → accusé de réception → attente de 18 jours → coche « envoyée » → confirmation. |
| 3 | Répartition selon la réponse | Lit l'étape 5 et répartit : études avec tuteur, classes Zoom, ou orientation vers la plateforme d'études en ligne avec son lien d'inscription et son étiquette d'origine. |
| 4 | Études avec tuteur | Bifurque présentiel / visioconférence et prévient le tuteur de la zone. Remplace 2 |
| 5 | Demandes de prière | Ouvre la fiche dans le pipeline à 5 étapes, l'attribue et confirme au bout de 30 minutes. |
| 6 | Ebooks | Trois branches : envoie le bon ebook et étiquette l'intérêt. Remplace 3 |
| 7 | Classes en visioconférence | Confirmation et rappels. Livrée montée et prête à être allumée. |
| 8 | Newsletter et contact général | Inscription avec étiquette d'origine et consentement enregistré. |
| 9 | Synchronisation WhatsApp | Chaque contact est créé ou mis à jour dans Superchat, sans doublons. |
06 · Ce qu'il faut créer de zéro
C'est la partie la plus laborieuse du projet et la plus facile à sous-estimer : les formulaires ne peuvent pas être migrés. Il faut les refaire un par un, de zéro, et les replacer sur votre site.
Vos formulaires ne vivent pas sur votre site : ils vivent dans HubSpot, et chaque page contient un bout de code qui va les chercher. Le jour où HubSpot est éteint, le formulaire disparaît de la page.
Il n'y a aucun moyen automatique de déplacer un formulaire. Chacun doit être reconstruit champ par champ : chaque question, chaque menu déroulant, chaque étape et chaque règle « si la personne répond ceci, montre-lui cela ».
Une fois construit, il faut entrer dans chaque page WordPress, retirer l'ancien code et poser le nouveau sans casser la mise en page. Cet accès, nous l'avons déjà.
| Page de votre site | Formulaire | Envois | Charge de travail |
|---|---|---|---|
/la-bible-gratuite |
Demande de bible — 6 étapes, 101 départements, 38 pays, double consentement RGPD et une étape qui n'apparaît qu'en fonction des réponses. | 5 000 | Élevée |
/explorer-la-bible |
Demande Études bibliques | 252 | Moyenne |
/explorer-la-bible-…-visioconference |
Classe biblique sur Zoom | 17 | Standard |
/restaure-la-resilience-de-la-foi |
Ebook « Restauré » | 897 | Standard |
/propheties-bibliques-avenir-revele |
Ebook « L'Avenir Révélé » | 239 | Standard |
/le-triomphe-de-lespoir-3 |
Ebook « 7 jours » | 49 | Standard |
/ et /accueil |
Newsletter | — | Simple |
/contact-monesperance |
Contact général | — | Simple |
Sur les 58 formulaires du compte, seuls ces huit sont actifs et intégrés à une page ; les autres sont d'anciennes versions — leurs contacts sont conservés, mais les formulaires ne sont pas refaits, et cela fait partie de l'économie. Environ 32 sont des Typeform : en les refaisant dans la nouvelle plateforme, vous ne dépendez plus d'un outil de plus ni de son abonnement.
07 · Le canal qui n'est pas dans HubSpot
Votre WhatsApp n'est pas une boîte où quelqu'un répond : c'est un système avec six automatisations actives dans Superchat. Aucune n'est visible depuis HubSpot. C'est pourquoi il faut le regarder à part — et pourquoi le changement ne consiste pas seulement à « rebrancher le chat ».
| Automatisation | Ce qu'elle fait aujourd'hui |
|---|---|
| Salut MonEspérance | La principale. Elle écoute le numéro +33681642168 et démarre sur six phrases différentes : « prie pour moi », « aide », « j'ai une question sur la Bible »… Elle se déclenche une seule fois par contact. |
| e-mail Salut MonEspérance | La même, recopiée, mais entrant par la boîte e-mail au lieu de WhatsApp. |
| SalutMonEsperance – Manuel | La version que l'équipe lance à la main quand une conversation est déjà ouverte. Elle a un avertissement non résolu |
| Transmission à l'agent IA | Passe la conversation à un agent d'intelligence artificielle appelé « IA Prière ». |
| STOP | Si quelqu'un écrit STOP, elle coupe neuf automatisations d'un coup. Sinon, elle déploie un menu avec les sept marques du groupe. |
| Campagne de prière | Un tunnel d'acquisition complet, relié à la publicité. Expliqué plus bas. |
Ce qui se passe depuis le message de la personne jusqu'à sa réponse.
C'est le circuit qui traite les demandes de prière et les questions sur la Bible. Il vaut la peine de le lire jusqu'au bout, car la dernière étape explique tout le reste :
Pedido de Oração.Comment c'est aujourd'hui
Superchat enregistre la demande dans son propre champ, Pedido de Oração. Et elle y reste. HubSpot n'en sait rien.
HubSpot n'ouvre la fiche de suivi que lorsque quelqu'un de votre équipe saisit cette même demande à la main dans le champ Besoin de prière description. Le même texte, tapé deux fois. Si personne ne le recopie, pour le CRM cette demande n'existe pas : pas de fiche, pas de responsable, pas de rappel.
Ce que cela donnerait
Dès que la personne écrit sa demande sur WhatsApp, Superchat prévient la nouvelle plateforme à cet instant précis.
La fiche s'ouvre toute seule dans le pipeline de prière, avec le texte de la demande, le prénom et le téléphone déjà dedans, et un responsable attribué. Personne ne recopie rien. Et la suite de la conversation WhatsApp reste rattachée à cette même fiche.
08 · Périmètre et devis
Ce projet n'est pas qu'un déménagement. Certaines pièces sont transférées telles quelles, d'autres sont optimisées parce qu'elles sont mal montées, d'autres doivent être créées de zéro parce qu'elles ne peuvent pas être déplacées, et une plateforme existe déjà et est adaptée à votre cas. Chaque bloc du devis est marqué de ce qui le concerne.
Cela existe, cela fonctionne et cela passe de l'autre côté tel quel : contacts, champs de fiche, demandes de prière, étiquettes et modèles d'e-mail. Ici le travail consiste à ce que rien ne se perde et rien ne se duplique.
Blocs A · B · E · HCela existe, mais répété et fragile. C'est refait regroupé et mieux connecté : de 32 automatisations à 9, avec la panne du filtre de qualification corrigée et les alertes réparties par responsable.
Bloc DCela ne peut pas être déplacé, donc c'est construit à partir de rien : les 8 formulaires et leur mise en place sur le site, et la connexion WhatsApp, pour laquelle aucun connecteur n'existe.
Blocs C · FCualio existe déjà — c'est notre plateforme, il n'y a rien à construire. Le travail consiste à la configurer pour votre cas : vos pipelines, vos tuteurs, vos zones et les droits de chaque personne.
Bloc G| Bloc | Type | Ce qui est livré | Montant |
|---|---|---|---|
| A · Structure de données | Transfert | Création du compte, export HubSpot et ≈105 champs de fiche, pipeline de prière, utilisateurs et ≈100 étiquettes. | 200 € |
| B · Migration des données | Transfert | 10 693 contacts, 275 demandes et l'état de chaque personne dans son circuit. | 300 € |
| C · Formulaires et site | Création | 8 formulaires construits de zéro et intégrés aux 8 pages WordPress. | 740 € |
| D · Automatisations | Optimisation | Les 9 automatisations refaites à partir des 32 actuelles, testées et documentées. | 1.080 € |
| E · E-mails | Transfert | ≈13 modèles d'e-mail migrés, avec design, liens et mentions légales revus. | 300 € |
| F · WhatsApp / Superchat | Création | Connexion sur mesure avec déduplication et relances. | 480 € |
| G · Cualio | Adaptation | Configuration du tableau de bord avec vos pipelines, vos tuteurs et vos indicateurs. | 600 € |
| H · Vérification et bascule | Transfert | Tests avec de vraies personnes, formation de l'équipe, manuel écrit et bascule de HubSpot. | 120 € |
| Total du projet | Tout ce qui précède, livré et fonctionnel. | 3.820 € |
Bloc A Transféré
Le point de départ. Le compte est créé, l'export complet de HubSpot est réalisé et les cases qui accueillent l'information de chaque personne sont construites. Sur les 445 propriétés, environ 150 sont les vôtres et ont un sens ; le reste sont des champs internes qui ne voyagent pas. Elles sont recréées une à une avec leur type et leurs options.
| Groupe | Env. | Ce qu'il contient |
|---|---|---|
| Identité et coordonnées postales | 14 | Nom, e-mail, téléphone, adresse, département (101 options), pays (38), âge. |
| Circuit de la Bible | 9 | Si elle a été envoyée, la date, si c'est pour soi ou pour offrir, le motif de la demande. |
| Qualification | 8 | Si la personne est qualifiée et, sinon, pourquoi : pays, téléphone ou consentement. |
| Études avec tuteur | 12 | Modalité, tuteur attribué, zone et état de l'accompagnement. |
| Prière, RGPD et campagnes | 22 | Demande et responsable, les deux consentements avec date, ebooks et campagnes. |
| Origine et opérationnels | 40 | Par quel formulaire et depuis quelle campagne la personne est entrée, plus les champs internes de votre équipe. |
| Total estimé | ≈105 | Chiffre à confirmer au démarrage du projet. |
Bloc B Transféré
Les cases construites, le contenu est déplacé. Personne n'est laissé de côté et personne n'est dupliqué. Chaque contact arrive avec le point exact du parcours où il en était : les 87 personnes qui attendent leur Bible continuent de l'attendre avec leur compteur intact, et chaque demande de prière garde son étape et son responsable.
Bloc C Créé de zéro
Le bloc le plus laborieux. Chaque formulaire est construit de zéro — champ par champ, étape par étape, avec ses validations et sa logique conditionnelle — puis placé sur sa page WordPress, en retirant l'ancien code HubSpot sans toucher au design.
Bloc D Optimisé
C'est ici que la machinerie est montée. Comme pour les formulaires, il n'existe aucun moyen automatique de les transférer — elles sont refaites étape par étape. La contrepartie : elles ressortent meilleures qu'elles ne l'étaient — regroupées, reliées aux bons formulaires et avec des alertes correctement réparties.
Bloc E Transféré
Sur vos 186 modèles, seul ce qui est en usage est déplacé : les e-mails des leçons sortent du projet et beaucoup d'autres appartiennent à des campagnes déjà closes. Chaque modèle est migré avec son design, liens et mentions légales revus.
Bloc F Créé de zéro
Vos demandes de prière arrivent par WhatsApp, pas par un formulaire. Le travail est double ici : programmer le pont — l'API est disponible, mais aucune connexion standard avec la nouvelle plateforme n'existe — et reprendre les six automatisations que vous avez déjà dans Superchat, qui tournent aujourd'hui seules, sans parler à aucun CRM.
Bloc G Adapté
Là où votre équipe travaille au quotidien. Cualio est déjà construit : rien de nouveau n'est programmé ici, il est adapté à votre cas. Il présente l'information dans le langage de votre ministère, pas dans celui d'un outil de vente : demandes de Bible, demandes de prière, études avec tuteur et tuteurs par zone.
Bloc H Transféré
Le bloc qui décide si la migration est réussie. Rien n'est éteint dans HubSpot tant que le nouveau système n'a pas fonctionné avec de vraies personnes, et très précisément les quatre chemins qui sortent de l'étape 5 du formulaire.
09 · L'investissement
Deux postes et rien d'autre : un paiement unique pour livrer toute la transition faite et fonctionnelle, et un abonnement mensuel pour maintenir la plateforme et la faire évoluer avec vous.
Paiement unique · Migration et optimisation
3.820 €
Les huit blocs, du début à la fin. Vous nous donnez les accès et nous vous livrons le système fonctionnel, testé et documenté.
Abonnement mensuel · Support et évolution
99 € /mois
Pour que la plateforme continue de fonctionner et de s'améliorer après la bascule. L'ouverture du service est offerte et l'abonnement ne court qu'à partir du moment où le tableau de bord fonctionne.
Non inclus : l'abonnement à la plateforme, que vous souscrivez directement (Unlimited 297 $/mois ou Agency Pro 497 $/mois) ; la consommation variable de SMS et d'e-mails selon le volume ; votre offre Superchat ; et la création de contenu nouveau — les textes des e-mails transférés sont les vôtres.
10 · Ce dont nous avons besoin de vous
Les accès, nous les avons déjà. Il reste trois choses que vous seuls savez. La première est bloquante : sans elle, nous ne pouvons pas boucler le circuit des études.
11 · Prochaines étapes
Vous relisez ce document, nous répondons aux questions et vous validez la proposition.
Vous souscrivez à la plateforme et nous donnez les accès restants : agence et Superchat.
Nous exécutons les blocs dans l'ordre, avec un point régulier sur ce qui fonctionne déjà.
Nous testons avec de vraies demandes, formons l'équipe, et c'est seulement alors que HubSpot est éteint.
Calle Mayor 26, 2º B. 28801 Alcalá de Henares — Madrid
Calle Cardenal Gardoki 9, 2º Dcha. 48008 — Bilbao
622 14 84 63 | 946 06 61 26
info@sembi.es
Du lundi au jeudi : 9h à 18h | Vendredi : 9h à 15h
La migrer n'est pas difficile — c'est laborieux. Et au passage, elle ressort rangée, documentée, réparée et entre les mains de votre équipe, pas d'une seule personne.
Sembi.es→Ofertă de migrare și optimizare · Sembi
Am auditat integral contul dumneavoastră HubSpot. Documentul explică cum funcționează sistemul astăzi, ce am găsit stricat sau duplicat și ce trebuie transferat, ce trebuie optimizat și ce trebuie construit de la zero. Scris ca să fie înțeles fără cunoștințe tehnice.
01 · Punctul de plecare
Pe scurt: o bandă rulantă care pornește dintr-un singur formular și se împarte în patru drumuri, în funcție de o singură întrebare. Tot restul atârnă de acolo.
Răspunsul 1
Singur, pe cont propriuEste îndrumat către platforma de studii biblice online, unde se înscrie și face cursul. Astăzi sunt 10 lecții prin e-mail în CRM; asta se retrage.
Răspunsul 2
Prin videoconferințăClase biblice pe Zoom, cu confirmare și memento-uri.
Răspunsul 3
Față în fațăEste anunțat tutorele din zona sa și începe însoțirea prin e-mail.
Răspunsul 4
Nu, mulțumescPrimește Biblia și parcursul se oprește aici.
Cea mai importantă piesă din tot sistemul este pasul 5 al acelui formular. Este o singură casetă și ea repartizează oamenii în toate circuitele. Dacă se salvează greșit, nimeni nu intră în curs și nimeni nu observă săptămâni la rând. De aceea este primul lucru pe care îl testăm cu persoane reale înainte să oprim ceva.
02 · Sistemul pe dinăuntru
Le-am deschis pe toate, unul câte unul. Asta face sistemul dumneavoastră chiar acum — și explică de ce propunem să schimbăm anumite lucruri în loc să le copiem.
Circuitul principal. Tot restul se naște aici.
Cineva completează formularul în 6 pași de pe monesperance.fr/la-bible-gratuite. La trimitere pornesc două procese deodată; acesta este cel al expedierii:
Filtrul care decide dacă o cerere poate fi onorată.
Al doilea proces care pornește la trimiterea formularului. Nu trimite niciun e-mail: doar se uită la date și marchează fișa.
Chemins de la Foi (10 lecții) și Fils de Lumière (9).
Aici sistemul devine greoi: fiecare lecție este o automatizare separată. Nu există un curs, există nouăsprezece mașinării separate înlănțuite, toate făcând același lucru: persoana intră într-o listă → așteaptă 4 minute → primește lecția → i se notează progresul → trece la lista următoare, care declanșează încă o automatizare. În total: 19 automatizări + 19 liste. La lecția 7 i se propune botezul și pornește o alertă internă.
Față în față și videoconferință: două automatizări gemene.
Cine alege „față în față” sau „videoconferință” intră în contact cu o persoană: alertă internă către responsabil (și către tutorele din zonă), o serie de e-mailuri de însoțire și actualizarea fișei. Există două automatizări care sunt copii una a celeilalte: diferă doar cine este anunțat și ce e-mailuri pleacă.
Circuitul care nu începe cu un formular.
Nu îl declanșează niciun formular: pornește când cineva din echipa dumneavoastră scrie cererea în fișa contactului. De ce? Pentru că cererile intră prin WhatsApp — pagina „Parler” duce direct în chat. Sistemul deschide o fișă în pipeline-ul cu 5 etape, o atribuie responsabilului, așteaptă 30 de minute și trimite confirmarea.
Trei automatizări care fac exact același lucru.
Trei ebook-uri — Restauré (793), L'Avenir Révélé (239) și 7 jours (39) — fiecare cu formularul și automatizarea lui. Toate trei sunt identice și toate trei trimit literalmente același e-mail: cine descarcă „7 jours” primește același mesaj ca cine descarcă „Restauré”.
O automatizare întreagă pentru a genera un memento.
Când cineva trimite o întrebare răzleață, sistemul creează o sarcină pentru o singură persoană. Nu trimite e-mailuri, nu marchează nimic, nu pornește niciun parcurs. Iar sarcinile se adună în lista unui singur utilizator: nimeni altcineva din echipă nu știe câte sunt în așteptare.
Construite, cu oameni înăuntru… și oprite.
Sunt 71 de persoane înscrise și un circuit complet construit pentru ele: confirmare, memento cu 2 zile înainte, cu 1 zi înainte și invitație săptămânală. Toate sunt dezactivate. Nu e o problemă: munca este deja făcută, trebuie doar pornită.
03 · Inventar auditat
Cifre numărate în HubSpot-ul dumneavoastră, nu estimări. Ultima coloană arată ce propunem pentru fiecare piesă — pentru că a migra bine nu înseamnă a copia tot.
| Element | Cantitate | Ce este, pe înțelesul tuturor | Ce facem |
|---|---|---|---|
| Contacte | 10.693 | Toate persoanele care v-au lăsat vreodată datele. | Se transferă toate Cu istoricul și poziția exactă în fiecare circuit. |
| Câmpuri de fișă | 445 | Fiecare căsuță pe care o păstrați despre o persoană: departament, vârstă, dacă a primit Biblia, din ce zonă este… | ≈105 utile Restul sunt câmpuri interne HubSpot, fără sens în altă parte. |
| Automatizări | 66 | Secvențele care acționează singure: trimit, așteaptă, anunță. | Se optimizează → 9 HubSpot însuși marchează deja 29 drept „neutilizate”. |
| Formulare | 58 | Chestionarele de pe site. Circa 32 Typeform și 26 HubSpot. | 10 active · se creează de la zero Restul nu mai sunt pe nicio pagină. |
| Liste și segmente | ≈100 | Grupări: „cei care au cerut o Biblie”, „cei care au un tutore”… | Devin etichete Același rezultat, mai vizibil pe fișă. |
| E-mailuri de marketing | 186 | Toate șabloanele create din 2024. | ≈13 se transferă Doar cele în vigoare. E-mailurile lecțiilor nu se migrează: studiul trece pe platforma dumneavoastră online. |
| Cereri de rugăciune | 275 | Fiecare cerere, ca fișă cu 5 etape de urmărire. | Se transferă toate Cu pipeline-ul și aceleași 5 etape. |
| Integrări | 10 | Superchat, Typeform, Meta Ads, Zoom, Eventbrite, Messenger și altele. | 1 trebuie creată Superchat este singura care trebuie reconstruită de la zero. |
| Obiecte personalizate, chat web și pagini găzduite în HubSpot | 0 | Structuri de date pe comandă, ferestre de chat și pagini de destinație găzduite în HubSpot. | Nimic de migrat Veste bună: site-ul este pe WordPress și designul nu se atinge. |
Sursa: audit direct pe cont, cu acces doar pentru citire. Cifrele marcate cu ≈ se fixează la începerea proiectului, revizuind inventarul câmp cu câmp împreună cu echipa dumneavoastră.
Singura schimbare de vocabular pe care echipa o va observa. O acoperim la instruire.
| În HubSpot | De acum | Ce se schimbă pentru dumneavoastră |
|---|---|---|
| Listă | Etichetă | În loc să puneți pe cineva într-o listă, îi puneți o etichetă. Se filtrează la fel și se vede direct pe fișă. |
| Tichet (cerere de rugăciune) | Oportunitate | Se schimbă cuvântul, nu fișa: același pipeline, aceleași 5 etape, același responsabil. |
| Proprietate | Câmp personalizat | Nimic. Același concept, alt nume. |
| Workflow | Automatizare | Nimic. Aceleași blocuri: așteaptă, trimite, verifică, anunță. |
04 · Ce am găsit pe parcurs
Auditarea întregului sistem are un efect secundar: se vede ce funcționează și ce nu. Aceste trei constatări nu vi se facturează — dar explică o bună parte din ce propunem.
Din cele 66 de automatizări, doar 5 au primit un contact săptămâna trecută. Nu sunt 66 de lucruri de migrat: sunt cele vii de migrat și restul de retras ordonat.
Reduce anvergura și costul
Filtrul care verifică țara și telefonul ascultă doar formularul vechi. Cel de azi — cel cu 5.000 de cereri — nu este pe lista lui. Pentru cine intră acum, nu se verifică nimic.
Se repară la migrare, fără cost suplimentar
Formularul de rugăciune are 14 trimiteri, dar există 275 de fișe. Diferența intră prin WhatsApp și se notează manual: acel circuit depinde integral de un instrument extern.
Conexiunea trebuie reconstruită
05 · Migrare + optimizare
Se poate migra în două feluri. Copiind cele 66 de automatizări ca atare — și atunci veți fi plătit o mutare ca să rămâneți cu aceleași probleme. Sau profitând de faptul că oricum totul trebuie atins, ca să fie montat cum trebuie. Asta propunem și, important, nu costă mai mult: costă mai puțin, pentru că sunt mai puține piese de construit acum și mult mai puține de întreținut apoi.
Azi în HubSpot
66 automatizări
37 active și 29 neutilizate. Cele care contează cu adevărat sunt 32, iar multe sunt același lucru repetat de zeci de ori.
După
9 automatizări
Aceleași funcții, grupate. Mai puține piese înseamnă mai puține lucruri care se pot strica și mult mai ușor de înțeles pentru oricine din echipă.
De ce sunt 19 astăzi
Nu este o greșeală a celui care le-a construit: este singura cale rezonabilă în HubSpot. Acolo, un curs pe lecții se construiește punând persoana într-o listă, iar acea listă declanșează o automatizare care îi trimite lecția. Ca să treacă la următoarea, trebuie pusă în altă listă, care declanșează altă automatizare.
Rezultatul: 19 lecții = 19 automatizări + 19 liste + circa 29 de șabloane de e-mail, înlănțuite, fiecare cu felul ei propriu de a se strica.
Cum arată după
Studiul nu mai trăiește în CRM. Cine vrea să studieze se înscrie pe platforma dumneavoastră de studii biblice online și face cursul acolo, în ritmul lui și cu urmărirea proprie.
În CRM nu mai rămâne nicio automatizare de lecții, nicio listă și niciun șablon de e-mail al cursului. Doar o etichetă care înregistrează că persoana a fost îndrumată, ca să știți de unde vine fiecare cursant.
| Circuit | Schimbare | De ce se poate — și ce câștigați |
|---|---|---|
| Ebook-uri | 3 → 1 | Toate trei sunt copii și trimit același e-mail. Una singură cu trei ramuri face aceeași treabă — și permite ca fiecare ebook să aibă propriul mesaj, cum ar fi trebuit de la bun început. Adăugarea unui al patrulea va fi chestiune de minute. |
| Studii cu tutore | 2 → 1 | Sunt gemene: fiecare modificare trebuie făcută de două ori, iar când cineva uită una, cele două modalități încep să se comporte diferit. În plus, refăcând-o, alerta se repartizează pe zone, folosind departamentul pe care persoana îl completează deja și care azi nu este valorificat. |
| Întrebări directe | 1 → 0 | O automatizare întreagă pentru un memento pe care îl vede o singură persoană. Trece în panou: cu statusul, responsabilul și istoricul ei, la vedere pentru toată echipa. |
| # | Automatizare | Ce face |
|---|---|---|
| 1 | Calificarea contactelor | Verifică țara, telefonul și consimțământul. Conectată la toate formularele — inclusiv la cel principal, care azi este lăsat pe dinafară. |
| 2 | Trimiterea Bibliei | Verifică dacă s-a trimis deja → confirmare de primire → așteptare 18 zile → bifează „trimisă” → confirmare. |
| 3 | Repartizarea după răspuns | Citește pasul 5 și repartizează: studii cu tutore, clase pe Zoom, sau îndrumare către platforma de studii online, cu linkul ei de înscriere și eticheta de sursă. |
| 4 | Studii cu tutore | Ramifică față în față / videoconferință și anunță tutorele din zonă. Înlocuiește 2 |
| 5 | Cereri de rugăciune | Deschide fișa în pipeline-ul cu 5 etape, o atribuie și confirmă după 30 de minute. |
| 6 | Ebook-uri | Trei ramuri: trimite ebook-ul corect și etichetează interesul. Înlocuiește 3 |
| 7 | Clase prin videoconferință | Confirmare și memento-uri. Se livrează construită și gata de pornit. |
| 8 | Newsletter și contact general | Înscriere cu etichetă de sursă și consimțământ înregistrat. |
| 9 | Sincronizare cu WhatsApp | Fiecare contact se creează sau se actualizează în Superchat, fără duplicate. |
06 · Ce trebuie creat de la zero
Este partea cea mai laborioasă a proiectului și cea mai ușor de subestimat: formularele nu pot fi migrate. Trebuie refăcute unul câte unul, de la zero, și repuse pe site.
Formularele nu locuiesc pe site-ul dumneavoastră: locuiesc în HubSpot, iar pe fiecare pagină există o bucată de cod care le aduce. În ziua în care HubSpot se oprește, formularul dispare din pagină.
Nu există nicio cale automată de a muta un formular. Fiecare trebuie reconstruit câmp cu câmp: fiecare întrebare, fiecare listă derulantă, fiecare pas și fiecare regulă de tip „dacă răspunde asta, arată-i cealaltă”.
Odată construit, trebuie intrat în fiecare pagină WordPress, scos codul vechi și pus cel nou, fără a strica designul. Acest acces îl avem deja.
| Pagina din site | Formular | Trimiteri | Efort |
|---|---|---|---|
/la-bible-gratuite |
Demande de bible — 6 pași, 101 departamente, 38 de țări, dublu consimțământ GDPR și un pas care apare doar în funcție de răspunsuri. | 5.000 | Ridicat |
/explorer-la-bible |
Demande Études bibliques | 252 | Mediu |
/explorer-la-bible-…-visioconference |
Clasă biblică pe Zoom | 17 | Standard |
/restaure-la-resilience-de-la-foi |
Ebook „Restauré” | 897 | Standard |
/propheties-bibliques-avenir-revele |
Ebook „L'Avenir Révélé” | 239 | Standard |
/le-triomphe-de-lespoir-3 |
Ebook „7 jours” | 49 | Standard |
/ și /accueil |
Newsletter | — | Simplu |
/contact-monesperance |
Contact general | — | Simplu |
Din cele 58 de formulare ale contului, doar aceste opt sunt active și integrate într-o pagină; restul sunt versiuni vechi — contactele lor se păstrează, dar formularele nu se refac, iar asta face parte din economie. Circa 32 sunt Typeform: refăcându-le în noua platformă, scăpați de dependența de încă un instrument și de abonamentul lui.
07 · Canalul care nu este în HubSpot
WhatsApp-ul dumneavoastră nu este o căsuță în care răspunde cineva: este un sistem cu șase automatizări active în Superchat. Niciuna nu se vede din HubSpot. De aceea trebuie privit separat — și de aceea schimbarea nu înseamnă doar „reconectarea chatului”.
| Automatizare | Ce face astăzi |
|---|---|
| Salut MonEspérance | Cea principală. Ascultă numărul +33681642168 și pornește la șase expresii diferite: „prie pour moi”, „aide”, „j'ai une question sur la Bible”… Se declanșează o singură dată pentru fiecare contact. |
| e-mail Salut MonEspérance | Aceeași, copiată, dar intrând prin căsuța de e-mail în loc de WhatsApp. |
| SalutMonEsperance – Manuel | Versiunea pe care echipa o pornește manual când o conversație este deja deschisă. Are o avertizare nerezolvată |
| Transfer către agentul AI | Predă conversația unui agent de inteligență artificială numit „IA Prière”. |
| STOP | Dacă cineva scrie STOP, oprește nouă automatizări dintr-o dată. Altfel, deschide un meniu cu cele șapte branduri ale grupului. |
| Campania de rugăciune | Un flux complet de atragere, legat de publicitate. Explicat mai jos. |
Ce se întâmplă din momentul în care cineva scrie până primește răspuns.
Acesta este circuitul care tratează cererile de rugăciune și întrebările despre Biblie. Merită citit până la capăt, pentru că ultimul pas explică tot restul:
Pedido de Oração.Cum este astăzi
Superchat salvează cererea în câmpul lui propriu, Pedido de Oração. Și acolo rămâne. HubSpot nu află nimic.
HubSpot deschide fișa de urmărire doar când cineva din echipa dumneavoastră scrie manual aceeași cerere în câmpul Besoin de prière description. Același text, tastat de două ori. Dacă nu îl copiază nimeni, pentru CRM acea cerere nu există: fără fișă, fără responsabil, fără memento.
Cum ar arăta
În clipa în care persoana își scrie cererea pe WhatsApp, Superchat anunță noua platformă chiar atunci.
Fișa se deschide singură în pipeline-ul de rugăciune, cu textul cererii, numele și telefonul deja înăuntru, și cu un responsabil alocat. Nimeni nu copiază nimic. Iar ce se mai discută pe WhatsApp rămâne legat de aceeași fișă.
08 · Anvergură și ofertă
Proiectul nu este doar o mutare. Unele piese se transferă ca atare, altele se optimizează pentru că sunt prost construite, altele trebuie create de la zero pentru că nu pot fi mutate, iar o platformă există deja și se adaptează la cazul dumneavoastră. Fiecare bloc din ofertă este marcat cu ce îi revine.
Există, funcționează și trece dincolo ca atare: contacte, câmpuri de fișă, cereri de rugăciune, etichete și șabloane de e-mail. Aici munca este ca nimic să nu se piardă și nimic să nu se dubleze.
Blocurile A · B · E · HExistă, dar repetat și fragil. Se reface grupat și mai bine conectat: de la 32 de automatizări la 9, cu defecțiunea filtrului de calificare rezolvată și alertele repartizate pe responsabili.
Blocul DNu poate fi mutat, deci se construiește de la nimic: cele 8 formulare și așezarea lor în site, și conexiunea cu WhatsApp, pentru care nu există niciun conector.
Blocurile C · FCualio există deja — este platforma noastră, nu trebuie construită. Munca este să o configurăm pe cazul dumneavoastră: pipeline-urile, tutorii, zonele și drepturile fiecărei persoane.
Blocul G| Bloc | Tip | Ce se livrează | Sumă |
|---|---|---|---|
| A · Structura datelor | Transfer | Crearea contului, exportul din HubSpot și ≈105 câmpuri de fișă, pipeline de rugăciune, utilizatori și ≈100 etichete. | 200 € |
| B · Migrarea datelor | Transfer | 10.693 contacte, 275 cereri și starea fiecărei persoane în circuitul ei. | 300 € |
| C · Formulare și site | Creare | 8 formulare construite de la zero și integrate în cele 8 pagini WordPress. | 740 € |
| D · Automatizări | Optimizare | Cele 9 automatizări refăcute din cele 32 actuale, testate și documentate. | 1.080 € |
| E · E-mailuri | Transfer | ≈13 șabloane de e-mail migrate, cu design, linkuri și mențiuni legale verificate. | 300 € |
| F · WhatsApp / Superchat | Creare | Conexiune pe măsură, cu deduplicare și reîncercări. | 480 € |
| G · Cualio | Adaptare | Configurarea panoului cu pipeline-urile, tutorii și rapoartele dumneavoastră. | 600 € |
| H · Verificare și trecere | Transfer | Teste cu persoane reale, instruirea echipei, manual scris și oprirea HubSpot. | 120 € |
| Total proiect | Tot ce este mai sus, livrat funcțional. | 3.820 € |
Blocul A Se transferă
Punctul de plecare. Se creează contul, se face exportul complet din HubSpot și se construiesc sertarele în care intră informația fiecărei persoane. Din cele 445 de proprietăți, circa 150 sunt ale dumneavoastră și înseamnă ceva; restul sunt câmpuri interne care nu călătoresc. Se recreează una câte una, cu tipul și opțiunile lor.
| Grup | Aprox. | Ce păstrează |
|---|---|---|
| Identitate și date poștale | 14 | Nume, e-mail, telefon, adresă, departament (101 opțiuni), țară (38), vârstă. |
| Circuitul Bibliei | 9 | Dacă s-a trimis, data, dacă este pentru sine sau cadou, motivul cererii. |
| Calificare | 8 | Dacă este calificată și, dacă nu, de ce: țară, telefon sau consimțământ. |
| Studii cu tutore | 12 | Modalitate, tutore atribuit, zonă și stadiul însoțirii. |
| Rugăciune, GDPR și campanii | 22 | Cererea și responsabilul, cele două consimțăminte cu dată, ebook-uri și campanii. |
| Sursă și operaționale | 40 | Prin ce formular și din ce campanie a intrat, plus câmpurile interne ale echipei. |
| Total estimat | ≈105 | Cifră de confirmat la începerea proiectului. |
Blocul B Se transferă
Cu sertarele construite, se mută conținutul. Nicio persoană nu rămâne în urmă și nimeni nu se dublează. Fiecare contact ajunge cu punctul exact din parcurs la care se afla: cele 87 de persoane care își așteaptă Biblia continuă să o aștepte cu contorul intact, iar fiecare cerere de rugăciune își păstrează etapa și responsabilul.
Blocul C Se creează de la zero
Blocul cel mai laborios. Fiecare formular se construiește de la zero — câmp cu câmp, pas cu pas, cu validările și logica lui condiționată — și apoi se așază în pagina lui de WordPress, scoțând codul vechi HubSpot fără a atinge designul.
Blocul D Se optimizează
Aici se montează mecanismul. La fel ca la formulare, nu există cale automată de a le transfera — se refac pas cu pas. Compensația: ies mai bune decât erau — grupate, conectate la formularele corecte și cu alertele repartizate cum trebuie.
Blocul E Se transferă
Din cele 186 de șabloane se mută doar ce este în uz: e-mailurile lecțiilor ies din proiect, iar multe altele aparțin unor campanii deja încheiate. Fiecare șablon se migrează cu designul lui, verificând linkurile și mențiunile legale.
Blocul F Se creează de la zero
Cererile de rugăciune intră prin WhatsApp, nu printr-un formular. Munca este dublă aici: programarea punții — API-ul este disponibil, dar nu există conexiune standard cu noua platformă — și modificarea celor șase automatizări pe care le aveți deja în Superchat, care astăzi funcționează singure, fără să vorbească cu vreun CRM.
Blocul G Se adaptează
Locul unde echipa lucrează zi de zi. Cualio este deja construit: aici nu se programează nimic nou, se adaptează la cazul dumneavoastră. Prezintă informația în limbajul lucrării dumneavoastră, nu în cel al unui instrument de vânzări: cereri de Biblie, cereri de rugăciune, studii cu tutore și tutori pe zone.
Blocul H Se transferă
Blocul care decide dacă migrarea a reușit. Nimic nu se oprește în HubSpot până când noul sistem nu a funcționat cu persoane reale, și în special cele patru drumuri care ies din pasul 5 al formularului.
09 · Investiția
Două poziții și niciuna în plus: o plată unică pentru a livra toată tranziția făcută și funcțională, și un abonament lunar pentru menținerea platformei și evoluția ei alături de dumneavoastră.
Plată unică · Migrare și optimizare
3.820 €
Cele opt blocuri, de la început până la sfârșit. Ne dați accesele și vă predăm sistemul funcțional, testat și documentat.
Abonament lunar · Suport și evoluție
99 € /lună
Ca platforma să funcționeze și să se îmbunătățească în continuare după trecere. Activarea serviciului este gratuită, iar abonamentul începe abia din momentul în care panoul funcționează.
Nu este inclus: abonamentul platformei, pe care îl contractați direct (Unlimited 297 $/lună sau Agency Pro 497 $/lună); consumul variabil de SMS și e-mail în funcție de volum; abonamentul Superchat; și crearea de conținut nou — textele e-mailurilor transferate sunt ale dumneavoastră.
10 · De ce avem nevoie de la dumneavoastră
Accesurile le avem deja. Mai rămân trei lucruri pe care doar dumneavoastră le știți. Primul este blocant: fără el nu putem închide circuitul studiilor.
11 · Pașii următori
Citiți documentul, lămurim întrebările și validați propunerea.
Contractați platforma și ne dați accesurile rămase: agenție și Superchat.
Executăm blocurile în ordine, cu raportări periodice despre ce funcționează deja.
Testăm cu cereri reale, instruim echipa și abia atunci se oprește HubSpot.
Calle Mayor 26, 2º B. 28801 Alcalá de Henares — Madrid
Calle Cardenal Gardoki 9, 2º Dcha. 48008 — Bilbao
622 14 84 63 | 946 06 61 26
info@sembi.es
Luni–joi: 9:00–18:00 | Vineri: 9:00–15:00
Migrarea ei nu este dificilă — este laborioasă. Iar pe parcurs rămâne ordonată, documentată, reparată și în mâinile echipei, nu ale unei singure persoane.
Sembi.es→